تعیین وضعیت موجود برای استقرار مناسب سیستم مدیریت انرژی و تدوین خط مشی کاربردی بسیار ضروری است و در گام 1-2-4 نیز چنین شرح داده شده است که:
خط‌مشی یك چارچوب زمانی برای تنظیم اهداف خرد و كلان انرژی سازمان را كه با برنامه راهبردی سازگار است، آماده می‌كند. در یك مفهوم خیلی كلی، خط مشی آنچه را که در رابطه با انرژی مهم است ارائه می‌دهد. همچنین، خط مشی باید مناسب با ماهیت و میزان استفاده انرژی و مصرف انرژی سازمان باشد. همچنین لازم است منطبق بر سایر خط مشی های سیستمهای مدیریتی موجود در سازمان باشد.

علاوه بر نکاتی که بعنوان الزامات در استاندارد برای تدوین خط مشی ذکر شده است شناخت وضعیت فعلی سازمان و انتخاب استراتژی های مناسب و متناسب با مقیاس، منابع و عملکرد سازمان اهمیت زیادی دارد. برای این منظور می توان از ابزار ماتریس سیستم مدیریت انرژی که چک لیست مبتنی بر واقعیت های موجود سازمان است را تدوین و بر اساس نتایج آن، راهبردهای اصلی را در خط مشی مشخص نمود. نمونه ای از نتایج ماتریس سیستم مدیریت انرژی در شکل زیر نشان داده شده است.