برنامه اجرایی، ابزاری مهم در موفقیت پیاده‌سازی سیستم مدیریت انرژی می باشد. تعهد مدیریت برای موفقیت در پیاده‌سازی ضروری بوده و برنامه اجرایی اطلاعاتی را كه مدیریت برای تأیید منابع طرح و برنامه‌ زمانی نیاز دارد، فراهم می‌کند.

نماینده مدیریت معمولا مسئول حصول اطمینان از پیاده‌سازی سیستم مدیریت انرژی می‌باشد. برنامه اجرایی، ساختار موردنیاز را برای نماینده مدیریت بمنظور پیگیری روند پیشرفت پیاده‌سازی سیستم فراهم می‌کند. ابزارهای بسیاری وجود دارد که می‌توان برای تهیه برنامه اجرایی مورد استفاده قرار داد. برخی از نمونه‌های نرم‌افزاری كه معمولا مورد استفاده قرار می گیرند، نرم افزارهای مایکروسافت اكسل (Microsoft Excel) و مایکروسافت پروژه (Microsoft Project) هستند.

برنامه اجرایی معمولا توسط نماینده مدیریت به همراه تیم انرژی، با پیروی از قواعد مدیریت پروژه آماده می‌شود. ضروریست كه سطح جزییات داخل طرح مناسب سازمان بوده و فرمت آن باید مطابق با هر آنچه که فرآیند مدیریت پروژه شرکت استفاده می کند، باشد.

لازم است که طرح:

• با درك روشنی از منابع در دسترس بهبود یابد.
• تمامی كاركنان سازمان را شامل ‌شود.
• مسئولیت‌ها را مناسب با افراد و زمانی که در اختیار دارند، انتخاب كند.
• زمان‌بندی واقع‌بینانه و قابل دست‌یابی ارائه كند.

سطح جزییات در برنامه اجرایی به میزان زیادی به اندازه و پیچیدگی پروژه بستگی دارد. موارد زیر باید در طرح تعریف شوند:

• وظایف و مسئولیتهای مرتبط
• جایگاه مسئول برای اطمینان از تکمیل شدن هر اقدام
• سایر منابع مورد نیاز مانند مشاوران، نرم‌افزارها و سخت‌افزارهای خارجی
• زمانی که اقدامات و مسئولیتها کامل می شوند.

ضروریست اعضای تیم پاسخگوی نقش‌ها و مسولیت‌های خود باشند. برخی سازمانها با قراردادن فعالیتهای سیستم مدیریت انرژی در برنامه های كاری فردی سالانه کارکنان و از طریق انجام ارزیابی سالانه، تعهد لازم جهت پاسخگویی را در پرسنل ایجاد می نمایند.

برای سازمانهایی كه به ‌دنبال گواهینامه شخص ثالث برای سیستم مدیریت انرژی خود هستند، لازم است که وظایفی مانند انجام ممیزی صدور گواهینامه و شناسایی هر گونه عدم انطباق و برنامه ریزی جهت رفع آن‌ و سایر موارد مرتبط، را در برنامه اجرایی استقرار سیستم مدیریت انرژی در نظر بگیرند.

نماینده مدیریت، طرح و برنامه اجرایی را برای تصویب و تخصیص منابع به مدیریت ارئه می‌دهد. نماینده مدیریت، مدیریت را از طرح آگاه می کند، به هر سوال مربوط به طرح پاسخ می‌دهد، تضمین می‌كند كه طرح مطابق با نظرات و بازخوردهای مدیریت، به‌روز می شود. پس از تصویب، نماینده مدیریت و تیم انرژی تضمین می‌كنند كه برنامه اجرایی به مدیران و كاركنانی مربوطه، ابلاغ می شود.

توجه به این نکته ضرورت دارد که اگر برنامه اجرایی به‌روز نباشد، هیچ ارزشی ندارد. به روز رسانی، اغلب وضعیت كنونی و ارتباط تغییرات با مدیریت، تیم انرژی و سایر افرادی كه مسئولیتی در طرح دارند را منعكس می‌كند. تغییراتی در برنامه اجرایی که زمان و یا منابع را تحت تاثیر قرار می دهند، توسط مدیریت تایید می شوند.

برخی از موانعی که به طور معمول در حین پیاده‌سازی رخ می‌دهند عبارتند از:

• منابع یا زمان ناكافی
• اختیارات نامشخص یا ناکافی
• مدیران و یا ناظران فنی كه در فرآیند درگیر نیستند.
• انجام سیستم به صورت منفرد
• اولویت‌های متضاد
• طرز تفكر"كار من نیست"

داشتن یك برنامه اجرایی، كه انتظارات را تعریف کرده و توسط مدیریت تایید شده‌ است، به غلبه بر این موانع كمك می‌كند. نیازهای منابع تعریف شده، برنامه های زمانی تنظیم شده و مسئولیت‌ها قبل از شروع كار تعیین می شوند. بنابراین، هنگامی که برنامه اجرایی استقرار سیستم تصویب شده و به مدیران و كاركنان ابلاغ شود، مسائل و مشکلات برطرف می‌شوند، اولویت‌های سازمان نشان داده می‌شود و به كاركنان گفته می‌شود كه چه انتظاری از آن‌ها وجود دارد.

به طور خلاصه، در برنامه اجرایی موارد زیر را درنظر بگیرد:

• ساختار پیاده‌سازی سیستم مدیریت انرژی را ایجاد كنید.

• چارچوب زمانی كلی را برای پیاده‌سازی تعریف كنید.

• وظایف، مسئولیت ها و نقاط برجسته مسیر را تعریف كنید.

• نقشها، مسئولیت‌ها و منابع را تعیین كنید.

این رویكرد مدیریت پروژه در استقرار سیستم مدیریت انرژی موارد زیر را فراهم می کند

• انتظارات را تعیین می‌كند.

• تضمین می‌كند كه مناسب‌ترین افراد در حال انجام وظایف هستند.

• دوباره كاری را كاهش می‌دهد.

• كارایی سازمان و تیم را بهبود می‌بخشد.

• عدم موفقیت كاركنان را كاهش می‌دهد.