قبل از هرگونه تحلیل و استفاده از داده‌های انرژی، لازم است داده‌های مورد نیاز تهیه گردند. از آنجا كه مدیر انرژی جهت تحلیل عملکرد انرژی سازمان به سایر اطلاعات، علاوه بر اطلاعات قبوض انرژی نیازمند است، باید فرآیندی برای حصول اطمینان از صحت داده‌ها در سازمان ایجاد گردد. مراحل جمع‌آوری داده‌ها شامل موارد زیر است:

1-2-2 شناسایی داده‌های مورد نیاز

2-2-2 تعیین میزان در دسترس بودن داده‌ها

3-2-2 تهیه و تنظیم فرآیند مناسب برای جمع‌آوری و ثبت داده‌ها

4-2-2 بررسی جهت تعیین ابزارهای ردیابی و تحلیل داده‌های انرژی

5-2-2 پیاده‌سازی و انتخاب ابزار مدیریت داده انرژی

توجه به این نکته ضروری است که مدیریت انرژی ذاتاً فرآیندی داده‌محور است و بدون داده‌های صحیح، اجرای مدیریت انرژی ملزم به تحمل زحمت زیاد شده و متزلزل می‌گردد. در سیستم مدیریت انرژی (EnMS) استاندارد ISO50001 جمع‌آوری اطلاعات انرژی در نهایت برعهده نماینده مدیریت است و نماینده مدیریت مسئول طرح‌ریزی انرژی و گزارش عملكرد انرژی به مدیریت ارشد است. با این وجود احتمال دارد كه اشخاص دیگری مسئول جمع‌آوری داده‌های متداول و تحلیل داده‌های انرژی باشند و نماینده مدیریت می‌تواند در صورت نیاز كاركنان جدیدی را برای پشتیبانی از فعالیتهای مرتبط در این زمینه منصوب كند و یا اینکه از انواع روشهای آنلاین و نرم‌افزاری نظیر نرم افزار مدیریت انرژی برسا و یا مدیریت انرژی energyBIS استفاده نماید. در هر صورت باید منابع مورد نیاز برای پیاده‌سازی، جمع‌‌آوری و نگهداری داده‌های انرژی توسط مدیریت ارشد فراهم گردد.

جمع‌آوری داده‌های انرژی عموماً با توسعه رویه‌هایی كه چگونگی جمع‌آوری داده‌ها را برای مدیریت انرژی مشخص می‌كنند، ایجاد می گردند و در ادامه قالبی برای ثبت داده ها (اصل مقاله، نسخه كپی كاغذی یا دیجیتال)، محل نگهداری داده‌ها و چارچوب زمانی برای جمع‌آوری آنها سازمان‌دهی می‌شود. در نهایت ثبت و نگهداری داده‌های جمع‌آوری ‌شده به شكل كاغذی یا الكترونیكی به عنوان سوابق ضرورت دارد.

سازمان‌ها با اندازه‌های مختلف عموماً سیستم‌هایی را برای جمع‌آوری، تحلیل و پیگیری داده‌های انرژی مستقر می نمایند. این سیستم‌ها می‌توانند صفحات‌ ساده و یا ابزارهای نرم‌افزاری بسیار گران‌قیمت باشند. تمام یا بخشی از فرآیند جمع‌آوری، تحلیل و پیگیری داده‌ها می‌توانند توسط منابع خارجی نظیر شرکتهای خدمات انرژی انجام گیرند. بدون توجه به این كه چه روشی برای جمع‌آوری و پیگیری اطلاعات به كار گرفته شده‌ است، باید اطلاعات مناسب سازمان تهیه شده و گزارش‌هایی كه برای تمامی سطوح سازمان مفید هستند تولید شوند.