1- شروع استقرار سیستم 3-1-تعیین ساختار مناسب اجرایی/1-3-3- ايجاد ارتباطات و ساختار اطلاع رسانی مناسب

ارتباطات بين كاركنان موظف در سیستم مدیریت انرژی، اعضاي تيم انرژي، نماينده مديريت و مديريت براي دستیابی به موفقيت در پياده‌سازي سیستم، ضروري است. نماينده مديريت مسئول پايش پيشرفت اقدامات پياده‌سازي است و اين تنها از طريق ارتباط با اعضاي تيم انرژي و كاركنان منصوب شده، انجام مي‌شود. اعضاي تيم انرژي و كاركنان تعيين شده موظفند، هر مشكلي را كه قادر به حل آن نيستند در اسرع وقت به توجه مديريت برسانند. نماينده مديريت پس از آن به همراه تيم انرژي و كاركنان مربوطه، به حل موضوعات مي‌پردازند. نماينده مديريت، مدير سازمان را درخصوص هرگونه موضوع كه نياز به تصمیم گیری و اخذ مصوبات دارد، مطلع مي‌سازد. در نمودار زير، یک روند متداول در ارتباطات نشان داده شده است.

روند متداول ارتباطات

نماينده مديريت، به همراه تيم انرژي و كاركنان منصوب شده،‌ فعالیتهای لازم را عملیاتی می نمایند. لازم است که در نظارت و پايش بر آينده تمركز گردد نه گذشته. مشكلات اوليه شناسايي شده و در اسرع وقت مرتفع گردد. پايش شامل تاييد اقدامات درون برنامه و آن دسته از اقداماتي است كه منابع آنها در دسترس است. برخي از روش‌هاي پایش پيشرفت‌هاکه توسط نماینده مدیریت قابل انجام است، به شرح زیر می باشد.

  • بازنگری اقلام قابل تحويل در حین تكميل کار.
  • تهیه گزارش وضعیت از اعضاي تيم
  • تنظیم جلسات دوره‌اي براي تيم
  • ملاقات نماینده مدیریت با اعضاي تيم‌.
  • ارسال گزارشات بهمدیریت ارشد.

ايده خوبي است كه برنامه‌ريزي جلسات تيم انرژي و جلسه با مديريت را به عنوان بخشي از برنامه پياده‌سازي به شمار آوريد. برنامه‌هاي رسمي برای اطمینان از انجام جلسات سودمند هستند. اعضاي تيم و كاركنان مسئول نبايد منتظر برنامه جلسات براي گزارش باشند، بلکه بايد بلافاصله پس از مطرح شدن یک موضوع، آن را به اطلاع نماینده مدیریت برسانند. ممکن است اعضای تیم یک گزارش از وضعیت کاری برای هریک از وظایف خود را کامل کرده و در فواصل منظم یا در جلسات گروهی برای بررسی به نماینده مدیریت ارائه دهند. مستندسازي وضعيت هركدام از وظايف، ممكن است در همه سازمان‌ها ضروري و يا عملي نباشد و بنا بر تصمیم شما ارتباطات كلامي كافي باشد. نكته مهم اين است كه اطلاعات ابلاغ شده و موضوعات حل شوند به‌‌ گونه ای که اقدامات پیاده سازی موفقیت آمیز باشد.

هنگامی که نماینده مدیریت از اعضا بازخورد می گیرید، تصمیمات باید اتخاذ شده و اقدامات انجام شوند. برخی سوالاتی که هنگام عدم تحویل به موقع گزارشات و پروژه ها در نظر گرفته می شود، به شرح زیر است:

  • آیا علت تاخیر معتبر است؟
  • آیا راه حل پیشنهادی قابل قبول است؟
  • آیا طرح پروژه نیاز به بروزرسانی دارد؟
  • چه وظایف دیگری ممکن است تحت تاثیر قرار گرفته یا تاخیر داشته باشند؟

گزارشهای وضعیت ممکن است برای مستندسازی این تصمیمات مورد استفاده قرار بگیرند.

هنگامی که وضعیت وظایف مشخص شد، وظیفه نماینده مدیریت به همراه تیم انرژی است که وضعیت را ارزیابی کند. برخی سوالات که در این مرحله در نظر گرفته می شوند عبارتند از:

  • آیا پیشرفت کار مطابق با برنامه است؟
  • آیا وظایف در نظر گرفته شده مناسب هستند؟
  • آیا منابع کافی هستند؟
  • آیا تغییری در منابع و یا اولویت ها وجود داشته است؟
  • ارتباطات به درستی برقرار می شوند؟
  • آیا افراد آموزش دیده اند؟

تهیه کاربرگ سیستم مدیریت انرژی می تواند برای مستندسازی وضعیت و اقدامات مرتبط صورت گرفته، مورد استفاده قرار بگیرد.

نماینده مدیریت و تیم انرژی وضعیت پیاده سازی را بررسی کرده و در صورت نیاز پیشنهاد تغییرات می‌دهند. نماینده مدیریت گزارش وضعیت را همانطور که در طرح پیاده سازی آمده و یا در صورت نیاز به طور متناوب، به مدیریت ارائه می دهد. ارتباطات با مدیریت شامل برقراری ارتباط موفق و شناسایی نیازها است. نیازهای منابع و تغییر در اولویت ها یا برنامه ها با مدیریت مورد بحث قرار گرفته و در صورت تایید، جهت اعمال تصمیمات طرح پیاده سازی شده مورد تجدیدنظر قرار می گیرد. سپس نماینده مدیریت تغییرات طرح را به اطلاع طرف های ذینفع می رساند. مدیریت نیز وظیفه دارد هرگونه تغییر اثرگذار بر پیاده سازی مانند تغییر در منابع یا اولویت‌ها و یا سایر موارد مشابه را به اطلاع نماینده مدیریت و تیم انرژی برساند. نماینده مدیریت در پیاده سازی طرح، آنطور که شایسته است تجدید نظر می کند تا از اطلاع رسانی تمامی افراد تحت تاثیر اطمینان حاصل کند.



سامانه جامع آموزش، اطلاع رسانی و مشاوره مدیریت انرژی در ایران

نشانی:  آزادی - بلوار اکبری - بلوار صالحی - پلاک 20  واحد 301

ایمیل:info@enms.ir

تلفن:66086739-021 ، فاکس: 66086738-021

  • خلاصه آمار:
  • امروز: 2
  • |
  • این ماه: 1314
  • |
  • مجموع: 140103