داده ها و اطلاعات برای هر فرآیند سازمانی بسیار ضروری می‌باشند. یكی از روش‌های تبادل اطلاعات، استفاده از مستندات است. مستندات می توانند در هر قالب یا شكل، از جمله چاپی، الكترونیكی، مغناطیسی، بصری، تصویری و یا انواع دیگر وجود داشته باشند. بطور کلی می توان گفت مستندات مشتمل بر دو نوع اصلی زیر می باشند.

1- مدارک: منظور از مدارک مستنداتی می باشد که اطلاعاتی را درباره وضعیت کنونی فراهم می کنند و یا به عبارت دیگر مدارک به اسنادی گفته می شود که تعیین می کنند چه فعالیت و یا اقدامی باید در سازمان انجام شود. می توان گفت مدارک اطلاعاتی را فراهم می کنند که به فعالیت های سازمان سمت و سو داده و یا ارتباطات بین انتظارات فعلی را برقرار می کنند.

2- سوابق: سوابق مشتمل بر مستنداتی است که اطلاعاتی را درباره گذشته سازمان ارائه می نماید و یا می توان گفت که به استناد سوابق، می توان اثبات نمود که سازمان آنچه را که اعلام نموده است، انجام داده است. از سوی دیگر، سوابق تاریخچه و گذشته سازمان را منعكس می کنند, آنچه را كه انجام شده (اقدام یا فعالیت) یا آنچه را که به تحقق رسیده یا به‌دست آمده را ارائه می دهند. سوابق می‌توانند شكل‌های مختلفی به خود بگیرند.

جهت درک بهتر موضوع در زیر تفاوت بین مدارک و سوابق به همراه نمونه هایی از مدارک ارائه گردیده است.

مدارك و سوابق تحت مجموعه ای از الزامات كنترل می‌شوند. چگونگی كنترل مدارک و سوابق در گام 4-1 (مدیریت و کنترل اطلاعات) ارائه شده است.

مستندات، مزایایی را برای یک سازمان فراهم می‌كنند. به عنوان مثال، مدارک می‌توانند راهنمایی‌هایی را برای كاركنان کنونی سازمان و یا كاركنانی كه به تازگی منصوب شده‌ و یا نقش یا موقعیت جدیدی در سازمان به عهده گرفته‌اند، فراهم كنند. مدارک مناسب می‌توانند كاركنان را برای فرآیندها، عملکردها و اقدامات مرتبط با جایگاه‌های شغلی خاص راهنمایی كنند. مدارک می‌توانند آنچه را که برای انجام مسئولیت‌ها انتظار می رود، اطلاع رسانی كنند. علاوه ‌بر این، مدارک برای تعریف و مرتبط ساختن انتظارات و الزامات به پیمانكاران و تامین‌كنندگان لازم می باشند. به عنوان مثال انواع بروشور،جزوه، کتابچه‌ها و مشخصات خرید می توانند از جنس مدارک باشند.

سوابق، مربوط به فعالیت‌های صورت گرفته و به عنوان سندی که برای نشان دادن مناسب بودن اقدامات، برداشت شده اند، می‌باشند. همچنین، از آنجا كه سوابق برای استخراج نتایج استفاده می‌شوند، مبنای بسیار خوبی برای تجزیه ‌و ‌تحلیل داده‌های لازم برای بررسی عملكرد انرژی می باشند. سوابق برای یك سازمان می‌توانند به عنوان گونه ای از حافظه مفید باشند. ثبت آنچه كه در گذشته انجام شده و نتایجی كه در گذشته به‌دست‌ آمده، می‌تواند بسیار سودمند باشد.

مستندات، مزایایی را برای یک سازمان فراهم می‌كنند. به عنوان مثال، مدارک می‌توانند راهنمایی‌هایی را برای كاركنان کنونی سازمان و یا كاركنانی كه به تازگی منصوب شده‌ و یا نقش یا موقعیت جدیدی در سازمان به عهده گرفته‌اند، فراهم كنند. مدارک مناسب می‌توانند كاركنان را برای فرآیندها، عملکردها و اقدامات مرتبط با جایگاه‌های شغلی خاص راهنمایی كنند. مدارک می‌توانند آنچه را که برای انجام مسئولیت‌ها انتظار می رود، اطلاع رسانی كنند. علاوه ‌بر این، مدارک برای تعریف و مرتبط ساختن انتظارات و الزامات به پیمانكاران و تامین‌كنندگان لازم می باشند. به عنوان مثال انواع بروشور،جزوه، کتابچه‌ها و مشخصات خرید می توانند از جنس مدارک باشند.

سوابق، مربوط به فعالیت‌های صورت گرفته و به عنوان سندی که برای نشان دادن مناسب بودن اقدامات، برداشت شده اند، می‌باشند. همچنین، از آنجا كه سوابق برای استخراج نتایج استفاده می‌شوند، مبنای بسیار خوبی برای تجزیه ‌و ‌تحلیل داده‌های لازم برای بررسی عملكرد انرژی می باشند. سوابق برای یك سازمان می‌توانند به عنوان گونه ای از حافظه مفید باشند. ثبت آنچه كه در گذشته انجام شده و نتایجی كه در گذشته به‌دست‌ آمده، می‌تواند بسیار سودمند باشد.

سیستم مدیریت انرژیISO 50001 در مورد مدارک مورد نیاز، اطلاعات خیلی کمی ارائه کرده است. به‌ عنوان مثال، هیچگونه الزامات مشخصی درباره روش‌های مستندسازی وجود ندارد و بسیاری از تصمیمات درباره اینكه چه مدارکی مورد نیاز است، به سازمان واگذار شده‌است. این موضوع سبب می گردد تا چنانچه سیستم مدیریت انرژی به خوبی طراحی نشده باشد، اهداف سیستم و صرفه جویی در مصرف انرژی تحقق نیابد.

البته برخی موارد در ‌ISO 50001 كه نیاز به ثبت شدن دارد، ارائه گردیده است. یكی از این موارد، اطلاعاتی است كه عناصر اصلی سیستم مدیریت انرژی و اثر متقابل آنها را توضیح می‌دهند. بسیاری از سازمان‌ها جهت تامین این الزام استاندارد، سندی تحت عنوان پروفایل انرژی تهیه و در آن دستورالعملهای لازم برای رسیدن به این الزامات را تعیین می کنند. موارد دیگری كه باید مستند شوند شامل خط‌مشی انرژی، اهداف خرد و كلان انرژی و برنامه‌های عملیاتی مدیریت انرژی است.

تصمیم‌گیری در مورد نیاز به مستندسازی، فرآیندی مستمر در طول پیاده‌سازی اولیه سیستم مدیریت انرژی است. بهتر است برای طرح ریزی سیستم مدیریت انرژی از مشاورین ذی صلاح استفاده کنید. بهتر است بمنظور تعیین مستندات مورد نیاز سیستم، بعد از تهیه طرح اولیه، موضوع در جلسه ای با حضور تمامی کارشناسان و افراد مرتبط در آن حوزه جمع بندی گردد.

همچنین این نکته را درنظر بگیرید كه اگرچه الزامات مستندسازی سیستم مدیریت انرژی از نظر تعداد اندک هستند ولی دستورالعمل‌های بسیاری وجود دارد كه مرتبط با الزامات اساسی سیستم مدیریت انرژی است. این دستورالعمل‌ها در صورت نیاز می‌توانند به عنوان فرصت‌هایی برای آغاز گفتگو میان اعضای تیم انرژی و سایرین درباره مستندسازی در نظر گرفته شوند. افعال و نحوه نگارش الزامات استاندارد، راهنماییهای لازم را برای تعیین میزان مستندسازی سیستم مشخص می کنند.

با تخصیص مناسب منابع، آموزش مضاعف و اطلاع‌رسانی در سازمان می‌توان فرآیندها و رویه‌هایی را كه مستند نشده‌اند، ایجاد و پیاده‌سازی نمود. می توان مطمئن بود که این موضوع مواردی را برای اجرا بدون مستندسازی فرایندها، تعیین و شناسایی می کند. افعال ذیل بیشتر بازخورد اجرایی دارند و این موضوع بیانگر ااین است که مستندات لازم در این زمینه باید تهیه شود

• آدرس، "address"
• تعیین کردن، "appoint"
• ملاحظه کردن، "consider"
• تعریف کردن، "define"
• تعیین کردن، "determine"
• استقرار، "establish"
• برآورد کردن، "evaluate"
• مشخص نمودن، "identify"
• پیاده سازی، "implement"
• اطلاع رسانی، "inform"
• طرح ریزی، "plan"
• بررسی، "review"

جهت موفقیت و تهیه مدارک صحیح، به موارد زیر توجه کنید.

• دارا بودن مدارک مورد نیاز سیستم مدیریت انرژی و یا در صورت نیاز تهیه آنها.
• عدم مستندسازی سیستم بیش از نیاز سازمان
• داشتن مدارکی با فرمت های کاربر پسند
• تعیین شفاف مسئولیت ها و تایید آنها توسط مقامهای مسئول
• دارا بودن الزامات به روز شده

توجه به این نکته ضرورت دارد که دو عامل مهم موفقیت برای مدارک سیستم های مدیریت انرژی، داشتن مدارکی است که نیاز دارید (شامل آنچه که مورد نیاز است) و نداشتن مدارکی که نیاز ندارید. از مستندسازی بیش از اندازه سیستم مدیریت انرژی سازمان اجتناب کنید. مورد نیاز بودن و یا نبودن مدارک باید کنترل شود (گام 4-1 مدیریت و کنترل اطلاعات را ببینید). همانند دیگر فرایندها در سیستم مدیریت انرژی، کنترل مدارک شامل تخصیص برخی منابع است. مدارک موفق باید نیازهای کاربر را برآورده کنند. به خاطر داشته باشید که نیازی نیست که مدارک به صورت نوشته بر روی کاغذ باشند. هر قالب و فرمتی قابل قبول است، بنابراین از کاغذبازی و بروکراسی اضافی پرهیز کنید.

عامل دیگری که باید مدنظر باشد، توجه به این موضوع است که تغییرات به طور پیوسته روی می دهند و لازم است مدارک متناسب با نیاز بروزآوری شوند، می توان گفت مدارک ممکن است به علل زیر به روز شوند:

• تغییر در تجهیزات، سیستم ها و فرایندها
• نتایج ممیزی داخلی و خارجی
• اقدامات اصلاحی و اقدامات پیشگیرانه
• مدیریت بررسی تصمیمات و اقدامات

عوامل موفقیت در این زمینه به سوابق مورد نیاز باز می گردد، از نگهداری سوابقی که ضرورت ندارد، پرهیز کنید. بطورکلی سوابق با خصوصیات ذیل مورد نیاز است.

• سوابقی که الزامات اصلی سیستم مدیریت انرژی را برآورده کند.
• سوابقی که نشان دهنده اقدامات سازمان منطبق بر سیستم مدیریت انرژی باشند.
• سوابقی که نتایج بهبود عملکرد انرژی را نشان دهند.

اجرای موفق، نگهداری و بهبود مستمر سیستم مدیریت انرژی و عملکرد انرژی سازمان، بر بخش عظیمی از سوابقی که با الزامات سیستم مدیریت انرژی سازگار باشد، متکی است، سوابق مناسب، مستنداتی از آنچه در حال انجام آن هستید را تهیه می کند و بهبود عملکرد انرژی سازمان را نشان می دهد. توجه داشته باشید که برای سوابق و مستندسازی، وظایف ثبت کنندگان بطور دقیق و شفاف مشخص باشد و از اینکه سوابق مورد نیاز حفظ می شوند، اطمینان حاصل نمایید.