بخش مهمی از خرید در سیستم مدیریت انرژی شامل عرضه مناسب انرژی با كیفیت قابل قبول برای حفظ تداوم و پیوستگی عملیات است. همچنین، شناسایی تأمین‌كنندگانی كه انرژی را با یك قیمت رقابتی عرضه می‌كنند باید مورد توجه قرار بگیرد. توسعه مشخصات خرید برای منابع انرژی به تضمین قابلیت دسترسی به میزان كافی انرژی با كیفیت قابل‌قبول و قیمت معقول كمك می‌كند.
ISO50001 نیاز دارد که سازمان مشخصات خرید انرژی را مشخص و مستند نماید. مشخصات خرید انرژی شامل موارد زیر است:
- الزامات كیفی و كمی
- زمان مورد انتظار برای تحویل
- مشخصات خاص مانند تركیب سوخت، رطوبت و محتوای انرژی(به عنوان مثال بیومس) یا ولتاژ، جریان و دیماند پیک برای برق،
- قابلیت اطمینان منبع
- و هزینه مورد انتظار.
تعریف مشخصات خرید انرژی به منبع انرژی موجود و همچنین فاكتورهای ویژه محل مانند محل قرارگیری، الزامات فرآیند تولید، مقررات زیست‌محیطی و مسائل مشابه وابسته است. بعنوان مثال فاكتور های ویژه محل بر خرید انرژی یك تولید كننده فرش كه از خشك‌كن شعله مستقیم استفاده می‌كند، تأثیرگذار است. از آنجا كه فرش در تماس با محصولات احتراق قرار می‌گیرد، یك سوخت تمیز مانند گاز طبیعی یا پروپان مورد نیاز است. مازوت یا سوخت‌های جامد به دلیل اینکه تماس با محصول نهایی و گازهای احتراق می‌تواند منجر به آلودگی با دوده یا خاكستر شود نمی‌توانند مورد استفاده قرار گیرند.
مشخصات خرید انرژی برای تضمین استفاده کارآمد انرژی تنظیم شده است. فاكتورهای مرتبط با استفاده کارآمد انرژی می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
- مصارف بارز انرژی (SEUs)
- اهداف كلان، اهداف خرد و برنامه‌های عملیاتی
- شرایط فرآیند تجاری یا تولید و
- تأثیرات زیست‌محیطی
جهت تعیین مشخصات خرید انرژی، تدوین كاربرگ مشخصات خرید انرژی به صورت یک فایل مورد نیاز است. این كاربرگ جهت شناسایی پارامترهای مهم حامل انرژی و تنظیم ضوابط مناسب خرید برای سازمان‌ها شروع خوبی خواهد بود. از آنجا كه مشخصات خرید به میزان قابل توجهی به حامل انرژی وابسته‌اند، این كاربرگ شامل برگه‌های مجزایی برای برق، گاز طبیعی، سوخت نفت و سوخت‌های جامد می‌شود. از آنجا كه استفاده مؤثر انرژی یكی از ملاحظات مهم در خرید است، این كاربرگ حاوی یك ستون برای رتبه‌بندی اثرگذاری فاكتورهای خرید بر استفاده موثر خواهد بود. برای مثال محتوای سولفور موجود در مازوت را به عنوان یك فاكتور مرتبط با استفاده موثر در نظر بگیرید. از آنجا كه انتشار دی‌اكسیدسولفور یک فاکتور تعیین‌كننده در اثرات زیست‌محیطی است، محتوای سولفور موجود در مازوت بر استفاده موثر حامل انرژی تأثیرگذار است.
مشخصات حامل انرژی برای اطمینان از اینکه منبع انرژی سازمان، تحویل، قیمت، صورتحساب، پرداخت و الزامات پیمانكاری توسط فروشندگان بالقوه شناخته شده و با خرید انتخابی مورد قبول واقع می‌شوند، تدوین می‌شوند. برای كمك به آماده كردن مدارک خرید انرژی، ضوابط منبع انرژی می‌توانند با به كارگیری كاربرگ مشخصات خرید انرژی همراه با ورودی‌های دپارتمان‌های خرید و حقوقی توسعه یابد. کارشناسان خرید قادر به ارائه خدمات پشتیبانی الزامات تحویل، صورتحساب و پرداخت هستند، در حالیكه تحلیل‌گران حقوقی در زمینه مسائل قراردادی یاری رسان هستند. تدوین مناسب ضوابط خرید انرژی نه تنها می‌تواند برآورده کردن تمامی الزامات را توسط منبع انرژی اولیه تضمین كند، بلكه منبع انرژی آینده نیز به همین صورت خواهد بود. چکیده ای از مشخصات خرید انرژی می‌تواند برای كمك به دركنار هم قرار دادن اطلاعات مورد نیاز برای خرید منبع انرژی مورد استفاده قرار گیرد.