پس از خرید حامل انرژی (گام 4-5) گام بعدی توجه به تدارکات مورد نیاز جهت پشتیبانی سیستم مدیریت انرژی است. خرید محصولات، تجهیزات و خدمات مصرف انرژی می‌تواند به میزان قابل توجهی عملكرد انرژی یك سازمان را تحت تأثیر قرار دهد. ایجاد ارتباط میان خرید و تأثیرات آن بر روی عملكرد انرژی توسط سازمان دارای اهمیت است. عملكرد انرژی برای یك سازمان بوسیله موارد زیر تعیین می‌شود:

• عملكرد انرژی مصارف بارز انرژی
• شاخص‌های عملكرد انرژی (EnPIs) و
• اثر بخشی در برآوردن اهداف خرد و كلان از طریق برنامه‌های اجرایی

به این اقدامات كه برای موفقیت سیستم مدیریت انرژی مهم هستند، توجه كنید. اقدامات انجام شده توسط شما در خرید از مدیریت موثر استفاده‌های بارز انرژی و دستیابی به اهداف خرد و كلان و برنامه‌های عملیاتی پشتیبانی می کند و منجر به بهبود عملكرد انرژی در هر زمان ممكن می‌شود.

پس از آگاهی كاركنان از موارد مرتبط با سیستم مدیریت انرژی، خریداری موارد به گونه‌ای كه با نیازهای سیستم مدیریت انرژی منطبق باشند، بر عهده آنان می باشد. در بسیاری از سازمان‌ها، روند خرید توسط یك شركت یا دفتر مركزی اداره می‌شود. در سیستم ISO 50001 استفاده، مصرف و كارایی انرژی مواردی كه انتظار می‌رود در طول عمر بهره‌برداری مورد انتظار یا طرح‌ریزی شده خود، تأثیر بارزی بر عملكرد انرژی داشته باشند، باید ارزیابی شوند. معیارهای لازم برای انجام این ارزیابی باید استقرار یافته و پیاده‌سازی شود.

ابزارهای بسیاری وجود دارند كه ممكن است برای محاسبه هزینه چرخه عمر به كار گرفته شوند و بهترین ابزار برای سازمان شما به موارد خریداری ‌شده و كاربرد آنها و همچنین پیچیدگی سیستم حسابداری شما بستگی دارد. برآورد هزینه چرخه عمر، یك ابزار بر مبنای محاسبات ساده برای محاسبه هزینه چرخه عمر فراهم می‌كند. سایر منابع برای روش‌های محاسبه چرخه عمر در لیست منابع چرخه عمر تهیه شده است.

مشخصات موارد خریداری‌شده بایستی هرگونه الزامات مرتبط با عملكرد انرژی را به طور شفاف تامین كنند. این الزامات باید به تأمین‌كنندگان ابلاغ شود و در نتیجه آنها نسبت به اینكه عملكرد انرژی بخشی از معیارهای ارزیابی است آگاهی خواهند داشت.

به عنوان مثال، یک دپارتمان مهندسی را در نظر بگیرید كه دو سال پیش استفاده انرژی لامپ‌های فلورسنت فشرده و رشته‌ای را در طول عمر طرح‌ریزی شده یا مورد انتظار آنها ارزیابی كرده است.. تحلیل‌ها نشان می‌دهد كه جایگزینی فلورسنت به جای لامپ های رشته‌ای که در حال حاضر مورد استفاده قرار می‌گیرند، منجر به بهبود قابل‌توجهی در عملكرد انرژی می‌شود. در ابتدا هزینه لامپ های فلورسنت بیشتر است، اما با گذشت زمان انرژی كمتری مصرف می‌كنند. بر اساس این مطالعات، تمام لامپ های موجود در انبار به لامپ‌های فلورسنت فشرده تغییر یافت.

حال پنج سال از انجام این مطالعه گذشته و لامپ‌های جدید در انبار مورد نیاز است. خرید لامپ‌های فلورسنت فشرده و یا لامپ های رشته‌ای ارزان‌تری در فرایند خرید امری اختیاری است. از آنجا كه فرآیند خرید به صورت قیمت بر واحد ارزیابی شود، معمولاً در ابتدا تصمیمات تنها بر مبنای هزینه گرفته شده و حباب‌های ارزان‌تری خریداری می‌شوند. با انجام این كار فرآیند خرید، موفقیت پروژه روشنایی و صرفه‌جویی آن را به خطر می‌اندازد. اگر مهندسی، پروژه را در شرایط ایزوله انجام دهد و تغییرات مشخصه‌های لامپ‌ها را به مسئولین خرید اطلاع ندهد، ممكن است در فرآیند خرید لامپ‌های ارزان‌تری خریداری شوند. با اینحال چنانچه مسئولین خرید از تغییرات بوجود آمده در مشخصه‌های لامپ‌ها مطلع‌ گردند، پشتیبانی مورد نیاز برای توجیه تفاوت‌ها در هزینه‌های اولیه به عمل می‌آورند.

هدف دیگر از بیان این مثال این است كه تغییر در حباب‌های فلورسنت نه تنها منجر به صرفه‌جویی انرژی می‌شود، بلكه موجب كاهش هزینه‌های تعمیر و نگهداری معادل با صرفه‌جویی‌های انرژی می‌گردد. زمانی كه عمر مؤثر لامپ‌های رشته‌ای در مقابل حباب‌های فلورسنت در نظر گرفته می‌شود، هزینه كارگر برای جایگزینی متناوب حباب‌های فلورسنت به طور قابل ‌توجهی بیشتر از هزینه حباب‌های فلورسنت است.

همان‌گونه كه قبلا گفته شد، همراه با فرایند خرید، مقوله‌هایی كه نیاز است جهت موفقیت پروژه ملاحظه شوند عبارتند از: استفاده‌های بارز انرژی و كنترل‌های عملیاتی مرتبط، اهداف خرد و كلان و برنامه‌های عملیاتی مرتبط، عملكرد پروژه‌های گذشته و تعمیر و نگهداری سیستم انرژی. فاكتورهای هزینه پروژه روشنایی نمونه شامل جایگزینی حباب‌ها، انرژی، تلفات عملكرد و هزینه تعمیر و نگهداری تعویض لامپ‌ها می‌باشد.

مثالی دیگر صرفه‌جویی مرتبط با یك مورد تعمیر و نگهداری ارزان است. قطع سریع اورینگ را برای سیستم‎‌های هوای فشرده در نظر بگیرید. تعویض اورینگ می‌تواند از دو سنت تا یك دلار هزینه داشته باشد. رینگ‌های گران‌تر علیرغم هزینه اولیه بالاتر منجر به بهبود كارایی سیستم به اندازه 8%-12% می‌شود. با گذشت زمان كارایی افزایش یافته به دلیل كیفیت بالای اورینگ‌ها منجر به صرفه‌جویی قابل‌توجهی می‌گردد. نمونه‌های فراوانی برای بهبود عملكرد انرژی وجود دارند كه می‌توانند بوسیله یك مورد كوچك تعمیرونگهداری به دست آیند، از جمله فیلترهای هوا، شیرهای الكترونیكی تخلیه میعانات در سیستم‌های هوای فشرده، روان‌كننده‌های مصنوعی و اتصالات كم‌نشت.

به طور خلاصه، باید نگاهی فراتر از استفاده‌های بارز انرژی داشته و به چگونگی تأثیرگذاری خرید بر هر یك از موارد تاثیرگذار بر عملكرد انرژی توجه کنید. به استفاده‌های بارز انرژی و كنترل‌های مرتبط با آنها مانند اهداف خرد و كلان و برنامه‌های عملیاتی، شاخص‌های عملكرد انرژی مانند كنترل‌های عملكردی برای حفظ بهبودهای انرژی حاصله در گذشته و تعمیر و نگهداری سیستم‌های انرژی خود نگاه كنید.