قبل از شروع این بخش، مطالعه مجدد گام "1-4- اهمیت مستندسازی سیستم" جهت یادآوری مباحث گذشته، مناسب است. در استاندارد ISO50001 اطلاعات مورد نیاز سیستم مدیریت انرژی EnMS باید كنترل گردند.

اطلاعات معمولاً :

• انتظارات ما از اقدامات و رفتار سیستم مدیریت انرژی را نشان می دهند و یا
• شواهدی از اثربخشی و یا نتایج اقدامات و تلاش ها در سیستم مدیریت انرژی را فراهم می کنند.

این دو نوع اطلاعات به ترتیب به مدارک و سوابق مربوط می‌گردند.

یك راه ساده برای تشخیص مدارک از سوابق به صورت زیر است:

• مدارک نگاه به آینده و رو به جلو دارد.
• سوابق در مورد گذشته خبر می‌دهد.

مدارک و سوابق به طور مجزا تحت الزامات متفاوتی در استاندارد ISO50001 كنترل می‌شوند. در این بخش هر دو مجموعه الزامات استاندارد ISO 50001 برای کنترل اطلاعات ارائه شده است. بهترین رویكرد برای پیاده‌سازی این الزامات، ساده سازی آن است (keep it simple). برای موثر بودن نیازی نیست که سیستم کنترل مدارک و سوابق پیچیده باشد. ساده سازی كنترل‌ها نه تنها پیاده‌سازی را آسان‌تر می‌كند، بلكه منابع مورد نیاز برای كنترل‌ سیستم را در مدت زمان بهره برداری كاهش می دهد.

از آنجا كه مدارک به ما می‌گویند كه چه خواهیم کرد، مهم است که از صحیح بودن مدارک اطمینان حاصل نماییم. در نتیجه می‌توانیم مسئولیت‌های تفویض شده خود را به درستی انجام دهیم.

مدارک داخلی: مدارک داخلی مدارکی هستند كه توسط سازمان تولید می‌شوند. نمونه‌هایی از مدارک داخلی عبارتند از:

• تعریف مرز و دامنه کاربرد سیستم مدیریت انرژی
• نحوه برآورده شدن الزامات استاندارد توسط سازمان
• خط مشی انرژی
• متدولوژی و معیارهای استفاده شده برای توسعه بازنگری انرژی
• متدولوژی نحوه تعیین و به روز آوری شاخص های عملکرد انرژی

مدارک خارجی: گاهی مدارکی كه برای طرح‌ریزی و عملکرد سیستم مدیریت انرژی یک سازمان ضروری هستند، در خارج از سازمان تولید می‌شوند. این مدارک معمولاً مدارک خارجی نامیده می‌شوند و نمونه‌هایی از آنها به صورت زیر است:

• مستندات قانونی
• احکام، قوانین و مقررات
• استانداردهای صنعتی یا سایر استانداردها نظیر ISO 50001

به یاد داشته باشید: كنترل مدارک تضمین می‌كند كه اطلاعات صحیح در جای مناسب و در زمان مناسب برای اشخاص مناسب برای انجام كارشان در دسترس است.

مزایای كنترل مدارک به صورت زیر است:

• حصول اطمینان از اینکه اطلاعات صحیح مورد نیاز هر زمان که نیاز بود در دسترس هستند و
• مدارک خارجی و مدارک منسوخ را مدیریت می کند.

قبل از آغاز ایجاد یك سیستم برای كنترل مدارک، تعیین اینکه سازمان شما در حال حاضر چگونه مدارک را مدیریت می‌كند، اهمیت زیادی دارد. اگر سازمان شما در حال حاضر یك فرآیند رسمی برای انجام این كار دارد، در نتیجه معقول خواهد بود (و به احتمال زیاد الزامی است) كه این فرآیند، در صورت نیاز با ایجاد اصلاحاتی برای سیستم مدیریت انرژی EnMS ، پیگیری شود.

لازم است که مدارک:

• قابل شناسایی باشند (بعنوان مثال اینکه چه کاری باید انجام شود و چه فعالیت های به آن مرتبط است باید واضح ارائه شود)
• مورد تایید باشند
• به روز بوده و بصورت دوره ای بازنگری شوند.
• خوانا باشند و
• هر موقع که مورد نیاز بود در دسترس بوده و توزیع آنها تحت کنترل باشد.

تغییرات و وضعیت ویرایش بر روی مدارک مشخص شده و مدارک منسوخ ابطال یا شناسایی می‌شوند تا از استفاده سهوی از آنها جلوگیری شود.

چك‌لیست اصول كنترل مدارک می‌تواند به شما در سنجش اینكه آیا سیستم کنترل مدارک موجود تمام اجزای كنترل مدارک برای یک سیستم مدیریت انرژی ISO50001 را تامین می نمایند، كمك كند. چنانچه شما از قبل سیستمی ندارید، این چك‌لیست می‌تواند برای شناسایی اجزایی كه برای ایجاد سیستم كنترل مدارک مورد نیاز است به كار گرفته شود.

كنترل‌هایی كه برای مدیریت مدارک نیاز به تعریف و پیاده‌سازی دارند، به شرح زیر می باشند:

مثال: نسخه جایگزین شده از یك نقشه مثالی از یك مدرک منسوخ است. واحد خرید معمولاً نیازمند خرید نسخه ویرایش جدید نقشه است اما واحد مهندسی ممكن است به استفاده از یك نسخه قدیمی‌تر نقشه برای تعیین اینكه چرا یك قطعه از تجهیز خراب شده است، نیاز داشته باشد. بنابراین سیستم كنترل مدارک باید تضمین كند که نسخه قدیمی‌تر نقشه در دسترس واحد مهندسی است اما به شكلی نگه داشته می شود كه توسط واحد خرید برای خرید تجهیزات جدید مورد استفاده قرار نمی‌گیرد.

برای سازمان‌هایی كه از اسناد الكترونیكی استفاده می‌كنند، اطمینان از اینكه اطلاعات مناسب در جایی كه مورد نیاز است در اختیار هستند، معمولاً با دسترسی كامپیوتری در آن نواحی حاصل می شود و حذف از نقاط استفاده به معنی از دسترس خارج كردن مدارک از طریق دسترسی كامپیوتری است.

لازم است در سازمان‌هایی كه از مدارک پرینت‌شده استفاده می‌كنند، تعداد كپی مشخصی كه در آینده به طور فیزیكی در نقاط مناسب استفاده می‌شوند، شناسایی و كنترل شوند. از بین بردن نقاط استفاده به طور فیزیكی شامل جمع آوری و ابطال مدارک از نواحی مشخصی است كه در آنها واقع شده‌اند. در هر دو مورد، باید كنترل‌هایی برای اطمینان از شناخته شده بودن محل قرارگیری و در دسترس بودن مدارک مشخص شوند. گزیده‌ای از یك نمونه فهرست كنترل مدرک كه افراد مسئول و مكان توزیع را نشان می‌دهد، در زیر آمده است.

به یاد داشته باشید یك سابقه در حقیقت اطلاعاتی است كه شواهد زیر را تامین می نماید:

• انطباق با الزامات سیستم و استاندارد ISO 50001 یا
• نتایج فعالیت های بهبود و مدیریت انرژی

هدف از كنترل سابقه حصول اطمینان از این است كه اطلاعات برای زمان مورد نیاز نگهداری شده و برای چارچوب زمانی ذخیره سازی اطلاعات، خوانا و بازیافتنی هستند. به عنوان نتیجه سیستم نیاز دارد اطمینان حاصل كند كه اطلاعات:

• خوانا و قابل شناسایی باقی بمانند
• برای اقدامات انجام شده قابل پیگیری باشند
• برای چارچوب زمانی الزامی نگهداری شوند و
• قابل بازیابی باشند.

مزایای نگهداری سوابق:

• داده های نگهداری شده می توانند بعنوان مبنایی برای مقایسه باشند.
• سوابق بعنوان راهنمایی در اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه عمل می کنند.
• سوابق فرایندها و نتایج سیستم را تایید می کنند.

سیستم كنترل سوابق باید انواع محیط‌ ها و حافظه مورد استفاده توسط سازمان را در نظر بگیرد.

سوابق ممكن است به شكل كاغذی یا الكترونیكی باشند و ممكن است در مكان‌های مختلف ذخیره شوند. برخی نمونه‌ها به صورت زیر هستند:

• فایل های کاغذی در کتابخانه سازمان یا نگهداری شده در انبار
• فایل های الکترونیکی ذخیره شده در شبکه داخلی (اینترانت)
• فایل های الکترونیکی ذخیره شده بر روی لوح های فشرده، نوارها یا سایر حافظه ها
• فایل های الکترونیکی ذخیره شده در یک محل دیگر
• فایل های الکترونیکی ذخیره شده در رایانه های مستقل
• میکرو فیلم یا میکروفیش

برای مدیریت سوابق باید موارد زیر مورد توجه باشد.

قابل شناسایی و ردیابی بودن: باید مشخص شود سابقه چیست و چه اقداماتی با آن مرتبط است. مرتبط بودن محتوا با عنوان یا موضوع دقیق یک سابقه مثالی در این خصوص است.

نگهداری برای چارچوب زمانی لازم: کنترل ها برای حفظ سوابق باید تعریف و اجرا شوند. در نظر داشته باشید که دوره زمانی نگهداری سابقه ممکن است برای انواع مختلف سوابق متفاوت باشد. سیستم كنترل سوابق باید تضمین كند كه زمان‌های نگهداری برای هر یك از انواع سابقه تعریف شده است و همچنین تضمین كند كه سابقه برای دوره زمانی مورد نیاز نگهداری می‌شود. بسیاری از سازمان‌ها دارای دوره‌های زمانی نگهداری بازنگری شده و تصویب شده توسط دپارتمان قانونی خود هستند.

خوانایی و قابل بازیابی بودن: سابقه باید خوانا باقی مانده و قابل ذخیره در جایی باشد. اگر سابقه به شكل الكترونیكی موجود است، باید فرآیندی برای نگهداری تجهیزات، سیستم‌ بهره‌برداری و نرم‌افزاری به منظور حصول اطمینان از قابل خواندن بودن سوابق در طول زمان نگهداری آنها وجود داشته باشد. نسخه كاغذی باید به گونه‌ای ذخیره شود كه متن از بین نرفته یا تا جایی كه دیگر قابل استفاده نباشد پیش نرود.

به عنوان مثال، فرض کنید سابقه ای در سال 1371 تولید شده و دوره نگهداری آن 50 سال بوده و بر روی یك میكروفیش ذخیره شده است. آیا شركت هنوز یك دستگاه خواندن میكروفیش را دارد؟ آیا شركت قبل از آنكه تمام دستگاه های خواندن میكروفیش را حذف كند، فرمت سابقه را به شكلی دیگر تغییر داده است؟

فهرست كنترل سوابق ابزار خوبی برای كمك به تعریف فرآیند كنترل سوابق است. اگر سازمان شما از قبل سیاستی برای سوابق و یا سیستم مدیریت دیگری (مانند ISO9001 ، ISO14001 و غیره) دارد ممكن است یكپارچه‌سازی و هماهنگی كنترل سوابق سیستم مدیریت انرژی با سوابق، سیاست ها و كنترل‌های موجود امری حائز اهمیت باشد. در این مورد همانگونه كه در ضمیمه كنترل سوابق نشان داده شده است، ممكن است مسئولیت مالكیت سوابق و نگهداری آنها به سمت‌های متفاوتی اختصاص داده شود. در جایی كه سیستم كنترل سوابق دیگری وجود ندارد یا در جایی که کنترل سوابق سیستم مدیریت انرژی به عنوان یک سیستم مستقل توسعه یافته است ممکن است همان سمت، مسئولیت تمام کنترل‌های مرتبط با یک نوع مشخص از سوابق را بر عهده داشته باشد. تعریف واضح مسئولیت‌ها برای کنترل مؤثر سوابق حیاتی هستند.

به طور خلاصه، سوابق، اطلاعاتی را فراهم می‌کنند که برای اثبات اینکه سازمان به آنچه که قول داده است عمل می‌کند و برای تعیین اثربخشی سیستم، شامل بهبودهای عملکرد انرژی مورد نیاز است. مدارک، انتظارات را برای سیستم مدیریت انرژی تعریف و اطلاعاتی را که کارکنان برای اجرای مسئولیت‌های شغلی شان نیاز دارند، فراهم می‌کنند. در نتیجه، کنترل اطلاعات برای موفقیت یک سیستم مدیریت انرژی امری حیاتی است.