4- پیاده سازی سیستم 1-4-مدیریت و کنترل اطلاعات

قبل از شروع این بخش، مطالعه مجدد گام "1-4- اهمیت مستندسازی سیستم" جهت یادآوری مباحث گذشته، مناسب است. در استاندارد ISO50001 اطلاعات مورد نیاز سیستم مدیریت انرژی EnMS باید كنترل گردند.

اطلاعات معمولاً :

  • انتظارات ما از اقدامات و رفتار سیستم مدیریت انرژی را نشان می دهند و یا
  • شواهدی از اثربخشی و یا نتایج اقدامات و تلاش ها در سیستم مدیریت انرژی را فراهم می کنند.

این دو نوع اطلاعات به ترتیب به مدارک و سوابق مربوط می‌گردند.

مدارک

سوابق

یك راه ساده برای تشخیص مدارک از سوابق به صورت زیر است:

  • مدارک نگاه به آینده و رو به جلو دارد.
  • سوابق در مورد گذشته خبر می‌دهد.

مدارک و سوابق به طور مجزا تحت الزامات متفاوتی در استاندارد ISO50001 كنترل می‌شوند. در این بخش هر دو مجموعه الزامات استاندارد ISO 50001 برای کنترل اطلاعات ارائه شده است. بهترین رویكرد برای پیاده‌سازی این الزامات، ساده سازی آن است (keep it simple). برای موثر بودن نیازی نیست که سیستم کنترل مدارک و سوابق پیچیده باشد. ساده سازی كنترل‌ها نه تنها پیاده‌سازی را آسان‌تر می‌كند، بلكه منابع مورد نیاز برای كنترل‌ سیستم را در مدت زمان بهره برداری كاهش می دهد.

كنترل مدارک

از آنجا كه مدارک به ما می‌گویند كه چه خواهیم کرد، مهم است که از صحیح بودن مدارک اطمینان حاصل نماییم. در نتیجه می‌توانیم مسئولیت‌های تفویض شده خود را به درستی انجام دهیم.

مدارک داخلی: مدارک داخلی مدارکی هستند كه توسط سازمان تولید می‌شوند. نمونه‌هایی از مدارک داخلی عبارتند از:

  • تعریف مرز و دامنه کاربرد سیستم مدیریت انرژی
  • نحوه برآورده شدن الزامات استاندارد توسط سازمان
  • خط مشی انرژی
  • متدولوژی و معیارهای استفاده شده برای توسعه بازنگری انرژی
  • متدولوژی نحوه تعیین و به روز آوری شاخص های عملکرد انرژی

مدارک خارجی: گاهی مدارکی كه برای طرح‌ریزی و عملکرد سیستم مدیریت انرژی یک سازمان ضروری هستند، در خارج از سازمان تولید می‌شوند. این مدارک معمولاً مدارک خارجی نامیده می‌شوند و نمونه‌هایی از آنها به صورت زیر است:

  • مستندات قانونی
  • احکام، قوانین و مقررات
  • استانداردهای صنعتی یا سایر استانداردها نظیر ISO 50001

به یاد داشته باشید: كنترل مدارک تضمین می‌كند كه اطلاعات صحیح در جای مناسب و در زمان مناسب برای اشخاص مناسب برای انجام كارشان در دسترس است.

مزایای كنترل مدارک به صورت زیر است:

  • حصول اطمینان از اینکه اطلاعات صحیح مورد نیاز هر زمان که نیاز بود در دسترس هستند و
  • مدارک خارجی و مدارک منسوخ را مدیریت می کند.

قبل از آغاز ایجاد یك سیستم برای كنترل مدارک، تعیین اینکه سازمان شما در حال حاضر چگونه مدارک را مدیریت می‌كند، اهمیت زیادی دارد. اگر سازمان شما در حال حاضر یك فرآیند رسمی برای انجام این كار دارد، در نتیجه معقول خواهد بود (و به احتمال زیاد الزامی است) كه این فرآیند، در صورت نیاز با ایجاد اصلاحاتی برای سیستم مدیریت انرژی EnMS ، پیگیری شود.

لازم است که مدارک:

  • قابل شناسایی باشند (بعنوان مثال اینکه چه کاری باید انجام شود و چه فعالیت های به آن مرتبط است باید واضح ارائه شود)
  • مورد تایید باشند
  • به روز بوده و بصورت دوره ای بازنگری شوند.
  • خوانا باشند و
  • هر موقع که مورد نیاز بود در دسترس بوده و توزیع آنها تحت کنترل باشد.

تغییرات و وضعیت ویرایش بر روی مدارک مشخص شده و مدارک منسوخ ابطال یا شناسایی می‌شوند تا از استفاده سهوی از آنها جلوگیری شود.

چك‌لیست اصول كنترل مدارک می‌تواند به شما در سنجش اینكه آیا سیستم کنترل مدارک موجود تمام اجزای كنترل مدارک برای یک سیستم مدیریت انرژی ISO50001 را تامین می نمایند، كمك كند. چنانچه شما از قبل سیستمی ندارید، این چك‌لیست می‌تواند برای شناسایی اجزایی كه برای ایجاد سیستم كنترل مدارک مورد نیاز است به كار گرفته شود.

كنترل‌هایی كه برای مدیریت مدارک نیاز به تعریف و پیاده‌سازی دارند، به شرح زیر می باشند:

تفویض مسئولیت‌
یك رویكرد رایج و مفید برای پیاده‌سازی سیستم كنترل مدارک، گماشتن شخصی به عنوان مدیر اسناد و مدارک یا یك هماهنگ‌كننده اسناد به عنوان نقطه مركزی كنترل است. بنابراین، برای هر مدرک در سیستم مدیریت انرژی یك صاحب مدرک و یك تصویب كننده مدرک منصوب می‌شوند.

مسئولیت

صاحب مدرک

محتوای مدرک، شامل بازنگری و به روز رسانی محتوا

یادآوری: صاحب مدرک برای مدارک خارجی مشابه مدارک داخلی منصوب می‌شود. صاحب مدرک خارجی مسئول تعیین قابلیت كاربرد مدرک برای سازمان است.

تصویب ‌كننده مدرک

مجاز به تصویب محتوای مدرک

هماهنگ‌كننده مدرک

تضمین اینكه كنترل‌های صحیح بر روی مدرک اعمال می‌شود، از جمله حذف/شناسایی اسناد منسوخ

شناسایی
گام بعدی، تصمیم گیری در مورد اینكه چه ویژگی‌های مشخصی برای شناسایی انواع متفاوت مدارک سیستم مدیریت انرژی به كار گرفته می‌شود، می باشد. نیاز نیست كه تمام مدارک به صورت مشابهی شناسایی شوند. مثال زیر نشان می‌دهد سازمان چگونه مدارک خود را برای شناسایی انتخاب می‌كند:

شركت ...

كنترل‌های شناسایی برای مدارک سیستم مدیریت انرژی EnMS

نوع مدرک

شماره مدرک

عنوان

تاریخ انتشار / بازنگری

شماره بازنگری

كتابچه راهنمای انرژی

روش های اجرایی

دستورالعمل‌ها

فرم‌های پرنشده

طرح‌ها و برنامه‌ها

مدارک خارجی

ویدئوهای آموزشی

تصویب
هنگامی كه سیستم شناسایی مدارک تعریف شد، لازم است كه فرآیند تایید و تصویب مدارک تعریف شود. توجه به این نکته مهم است كه نباید تمامی مدارک توسط سمت‌های مشابه تصویب شوند. مدارک باید توسط سمت‌هایی تصویب شوند كه مسئول سیاست ها، تصمیمات یا اقدامات شرح‌داده‌شده در مدرک هستند.
برخی سازمان‌ها هنوز از امضای دستی برای تأیید مدارك استفاده می‌كنند، اما امروزه بسیاری مستندسازی خود را با استفاده از نرم‌افزارهای در دسترس تجاری به شكل الكترونیكی مدیریت می‌كنند. فرآیند الكترونیك معمول به این صورت است كه مدرک در جریانی فرستاده شود كه آن را به هر یك از اشخاص مسئول تأیید بفرستد. پس از دریافت مدرک، شخص مدرک را رد یا تصویب می‌كند. چنانچه مدرک رد شود، جریان، مدرک را به صاحب آن برای حل مشکل باز می‌گرداند و اگر تصویب شود، مدرک به طور الكترونیكی به محل های مناسب توزیع می‌شود.
یك ابزار مفید برای تعریف كنترل‌های مرتبط با اسناد سیستم مدیریت انرژی، فهرست كنترل مدارک است. فهرست کنترل مدارک مانند یک فروشگاه چند منظوره عمل می کند که کنترل های مورد نیاز هر مدرک را مشخص می نماید. گزیده‌ای از نمونه فهرست كنترل مدارک كه نشان می‌دهد چگونه سمت‌های تصویب کننده منصوب می‌شوند در زیر نشان داده شده است.

فهرست كنترل مدارک

نوع مدرک

صاحب مدرک

مبدا

(داخلی/ خارجی)

سمت تصویب

(فقط مدارک داخلی)

كتابچه راهنمای EnMS

نماینده مدیریت انرژی

داخلی

نماینده مدیریت انرژی

رئیس مدیر بهره‌برداری

دستورالعمل‌های اداری

مدیر دپارتمان

داخلی

مدیر دپارتمان

ISO50001

نماینده مدیریت انرژی

خارجی

-

به روز رسانی

پس از آن، نیاز است كه فرآیندی برای به روز ماندن مدارک تعریف شود. دلایل بازنگری یا به روز رسانی مدارک ممكن است نتیجه موارد زیر باشد:

  • تغییرات در فرایندها، تسهیلات، سیستم ها یا تجهیزات
  • ممیزی های داخلی
  • اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه
  • بازنگری مدیریت یا
  • بازنگری های دوره ای که به منظور حصول اطمینان از اینکه مدارک همچنان دقیق، کافی و مرتبط هستند، در زمان های مشخص برنامه ریزی می شوند.
  • بازنگری در یک مدرک خارجی

صاحبان مدرك، مسئول تضمین به روز بودن مدارک اختصاص یافته به آنها است. همچنین آنها مسئول اجرای بازنگری دوره‌ای هر مدرک اختصاص یافته به آنها و تضمین اینكه این مدرک به اندازه مورد نیاز بازنگری شده است، می‌باشند.

بخش به روزرسانی مدارک شامل شناسایی تغییرات ایجاد شده برای كاربران و تضمین به روز بودن وضعیت بازنگری می‌باشد. بسیاری از سازمان‌ها از "جدول سابقه بازنگری" درون یك مدرک برای خلاصه‌كردن تغییرات صورت‌گرفته استفاده می‌كنند. سایر رویكردها شامل برجسته كردن یا تأكید بازنگری ها یا استفاده از آموزش‌ به منظور شناسایی و بازنگری اصلاحات است.

خوانا بودن
یك از الزاماتی كه واضح به نظر می‌رسد اما اغلب به درستی درك نمی‌شود، اطمینان از خوانا بودن مدارک است. در ابتدا ممكن است تصور شود كه در جهان الكترونیك امروز كه تعداد اندكی كاغذ كپی در اختیار ما بوده و می‌تواند کم تر شود، خوانایی یك مسئله در حال فراموشی است. با اینحال عكس این قضیه صحت دارد. در دنیای الكترونیك، ما بیشتر تمایل داریم كه مدارک را به شكل الكترونیكی ذخیره كنیم و طی چند سال با تغییر در نرم‌افزارهایمان دیگر نمی توان آن فایلها را خواند. این بر عهده صاحب مدرک است كه مدارک با گذشت زمان قابل خواندن باشند.
در دسترس بودن

مدارک باید در نقطه مورد استفاده در دسترس باشند. بسیاری از سازمان‌ها از اسناد الكترونیك استفاده می‌كنند اما برخی هنوز از كپی‌های كاغذی استفاده می‌كنند. هدف در اینجا حصول اطمینان از این است كه مدارک جاری برای كسانی كه به آنها نیاز دارند در دسترس باشد و آنهایی كه منسوخ شده‌اند، ابطال یا در غیر اینصورت برای جلوگیری از استفاده سهوی، شناسایی شده باشند.

مثال: نسخه جایگزین شده از یك نقشه مثالی از یك مدرک منسوخ است. واحد خرید معمولاً نیازمند خرید نسخه ویرایش جدید نقشه است اما واحد مهندسی ممكن است به استفاده از یك نسخه قدیمی‌تر نقشه برای تعیین اینكه چرا یك قطعه از تجهیز خراب شده است، نیاز داشته باشد. بنابراین سیستم كنترل مدارک باید تضمین كند که نسخه قدیمی‌تر نقشه در دسترس واحد مهندسی است اما به شكلی نگه داشته می شود كه توسط واحد خرید برای خرید تجهیزات جدید مورد استفاده قرار نمی‌گیرد.

برای سازمان‌هایی كه از اسناد الكترونیكی استفاده می‌كنند، اطمینان از اینكه اطلاعات مناسب در جایی كه مورد نیاز است در اختیار هستند، معمولاً با دسترسی كامپیوتری در آن نواحی حاصل می شود و حذف از نقاط استفاده به معنی از دسترس خارج كردن مدارک از طریق دسترسی كامپیوتری است.

لازم است در سازمان‌هایی كه از مدارک پرینت‌شده استفاده می‌كنند، تعداد كپی مشخصی كه در آینده به طور فیزیكی در نقاط مناسب استفاده می‌شوند، شناسایی و كنترل شوند. از بین بردن نقاط استفاده به طور فیزیكی شامل جمع آوری و ابطال مدارک از نواحی مشخصی است كه در آنها واقع شده‌اند. در هر دو مورد، باید كنترل‌هایی برای اطمینان از شناخته شده بودن محل قرارگیری و در دسترس بودن مدارک مشخص شوند. گزیده‌ای از یك نمونه فهرست كنترل مدرک كه افراد مسئول و مكان توزیع را نشان می‌دهد، در زیر آمده است.

فهرست كنترل مدرک

سمت مسئول توزیع

مدرک در كجا توزیع می‌شود؟

تاریخ بازنگری بعدی

هماهنگ‌كننده كنترل مدرک

(k:EnMSProcedures and Formsxx)

31/01/1992

مدیر دپارتمان

كتابچه راهنمای دپارتمان

31/01/1992

کنترل سوابق

به یاد داشته باشید یك سابقه در حقیقت اطلاعاتی است كه شواهد زیر را تامین می نماید:

  • انطباق با الزامات سیستم و استاندارد ISO 50001 یا
  • نتایج فعالیت های بهبود و مدیریت انرژی

هدف از كنترل سابقه حصول اطمینان از این است كه اطلاعات برای زمان مورد نیاز نگهداری شده و برای چارچوب زمانی ذخیره سازی اطلاعات، خوانا و بازیافتنی هستند. به عنوان نتیجه سیستم نیاز دارد اطمینان حاصل كند كه اطلاعات:

  • خوانا و قابل شناسایی باقی بمانند
  • برای اقدامات انجام شده قابل پیگیری باشند
  • برای چارچوب زمانی الزامی نگهداری شوند و
  • قابل بازیابی باشند.

مزایای نگهداری سوابق:

  • داده های نگهداری شده می توانند بعنوان مبنایی برای مقایسه باشند.
  • سوابق بعنوان راهنمایی در اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه عمل می کنند.
  • سوابق فرایندها و نتایج سیستم را تایید می کنند.

سیستم كنترل سوابق باید انواع محیط‌ ها و حافظه مورد استفاده توسط سازمان را در نظر بگیرد.

سوابق ممكن است به شكل كاغذی یا الكترونیكی باشند و ممكن است در مكان‌های مختلف ذخیره شوند. برخی نمونه‌ها به صورت زیر هستند:

  • فایل های کاغذی در کتابخانه سازمان یا نگهداری شده در انبار
  • فایل های الکترونیکی ذخیره شده در شبکه داخلی (اینترانت)
  • فایل های الکترونیکی ذخیره شده بر روی لوح های فشرده، نوارها یا سایر حافظه ها
  • فایل های الکترونیکی ذخیره شده در یک محل دیگر
  • فایل های الکترونیکی ذخیره شده در رایانه های مستقل
  • میکرو فیلم یا میکروفیش

برای مدیریت سوابق باید موارد زیر مورد توجه باشد.

قابل شناسایی و ردیابی بودن: باید مشخص شود سابقه چیست و چه اقداماتی با آن مرتبط است. مرتبط بودن محتوا با عنوان یا موضوع دقیق یک سابقه مثالی در این خصوص است.

نگهداری برای چارچوب زمانی لازم: کنترل ها برای حفظ سوابق باید تعریف و اجرا شوند. در نظر داشته باشید که دوره زمانی نگهداری سابقه ممکن است برای انواع مختلف سوابق متفاوت باشد. سیستم كنترل سوابق باید تضمین كند كه زمان‌های نگهداری برای هر یك از انواع سابقه تعریف شده است و همچنین تضمین كند كه سابقه برای دوره زمانی مورد نیاز نگهداری می‌شود. بسیاری از سازمان‌ها دارای دوره‌های زمانی نگهداری بازنگری شده و تصویب شده توسط دپارتمان قانونی خود هستند.

خوانایی و قابل بازیابی بودن: سابقه باید خوانا باقی مانده و قابل ذخیره در جایی باشد. اگر سابقه به شكل الكترونیكی موجود است، باید فرآیندی برای نگهداری تجهیزات، سیستم‌ بهره‌برداری و نرم‌افزاری به منظور حصول اطمینان از قابل خواندن بودن سوابق در طول زمان نگهداری آنها وجود داشته باشد. نسخه كاغذی باید به گونه‌ای ذخیره شود كه متن از بین نرفته یا تا جایی كه دیگر قابل استفاده نباشد پیش نرود.

به عنوان مثال، فرض کنید سابقه ای در سال 1371 تولید شده و دوره نگهداری آن 50 سال بوده و بر روی یك میكروفیش ذخیره شده است. آیا شركت هنوز یك دستگاه خواندن میكروفیش را دارد؟ آیا شركت قبل از آنكه تمام دستگاه های خواندن میكروفیش را حذف كند، فرمت سابقه را به شكلی دیگر تغییر داده است؟

فهرست كنترل سوابق ابزار خوبی برای كمك به تعریف فرآیند كنترل سوابق است. اگر سازمان شما از قبل سیاستی برای سوابق و یا سیستم مدیریت دیگری (مانند ISO9001 ، ISO14001 و غیره) دارد ممكن است یكپارچه‌سازی و هماهنگی كنترل سوابق سیستم مدیریت انرژی با سوابق، سیاست ها و كنترل‌های موجود امری حائز اهمیت باشد. در این مورد همانگونه كه در ضمیمه كنترل سوابق نشان داده شده است، ممكن است مسئولیت مالكیت سوابق و نگهداری آنها به سمت‌های متفاوتی اختصاص داده شود. در جایی كه سیستم كنترل سوابق دیگری وجود ندارد یا در جایی که کنترل سوابق سیستم مدیریت انرژی به عنوان یک سیستم مستقل توسعه یافته است ممکن است همان سمت، مسئولیت تمام کنترل‌های مرتبط با یک نوع مشخص از سوابق را بر عهده داشته باشد. تعریف واضح مسئولیت‌ها برای کنترل مؤثر سوابق حیاتی هستند.

به طور خلاصه، سوابق، اطلاعاتی را فراهم می‌کنند که برای اثبات اینکه سازمان به آنچه که قول داده است عمل می‌کند و برای تعیین اثربخشی سیستم، شامل بهبودهای عملکرد انرژی مورد نیاز است. مدارک، انتظارات را برای سیستم مدیریت انرژی تعریف و اطلاعاتی را که کارکنان برای اجرای مسئولیت‌های شغلی شان نیاز دارند، فراهم می‌کنند. در نتیجه، کنترل اطلاعات برای موفقیت یک سیستم مدیریت انرژی امری حیاتی است.

سامانه جامع آموزش، اطلاع رسانی و مشاوره مدیریت انرژی در ایران

نشانی:  آزادی - بلوار اکبری - بلوار صالحی - پلاک 20  واحد 301

ایمیل:info@enms.ir

تلفن:66086739-021 ، فاکس: 66086738-021

  • خلاصه آمار:
  • امروز: 93
  • |
  • این ماه: 2147
  • |
  • مجموع: 120668