آگاهی از انواع اطلاعات مورد نیاز كافی نیست. محل قرارگیری داده‌ها و چگونگی كسب آنها به همان اندازه اهمیت دارد. برای شناسایی دقیق محل قرارگیری داده‌های مدیریت انرژی، كاركنان مدیریت انرژی باید نوع، منبع و روشی كه هر داده نگه داشته‌ شده یا ذخیره می‌شود را ارزیابی كنند. به یاد داشته باشید كه داده‌های مدیریت انرژی مورد نیاز فراتر از داده‌های انرژی هستند و شامل عوامل گوناگون مرتبط با تولید، بهره‌برداری، هزینه‌ها و در برخی موارد اطلاعات مالی هستند. دوره تناوب جمع‌آوری داده‌ها به الزامات و نیازهای سازمانی وابسته است.

فرآیند جمع‌آوری داده‌ها می‌تواند با ایجاد یك فرآیند شناسایی برای شناسایی محل قرارگیری داده‌ها، دوره زمانی جمع‌آوری اطلاعات و همچنین شناسایی كسانی كه داده‌ها را جمع‌آوری كرده و نگهداری می‌كنند، ساده شود. استقرار و كسب داده‌های مورد نیاز انرژی معمولاً توسط نماینده مدیریت انرژی كه مسئول طرح‌ریزی انرژی است تحت نظارت قرار می‌گیرد. نمونه‌های داده‌های مدیریت انرژی می‌تواند در استقرار فرآیند جمع‌آوری داده‌ها کمک نماید.