5- بررسی سیستم 4-5- طرح‌ریزی و اجرای ممیزی داخلی

یک ممیزی داخلی، یک فرآیند سیستماتیک، مستقل و مستند برای جمع‌آوری و ارزیابی عینی مدارکی است که برای تعیین برآورده شدن مجموعه‌ای از الزامات انجام می‌شود. در این مورد، الزاماتی که در نظر گرفته می‌شوند، نیازهای سازمان برای رعایت الزامات استاندارد ISO 50001 در سیستم مدیریت انرژی می باشد. فرآیند ممیزی داخلی باید سیستماتیک، مستقل و مستند باشد. (به گام 1-4 درخصوص مستند سازی مراجعه کنید.)

هدف از این راهنما ارائه تصویر کلی از اصول یک برنامه ممیزی داخلی است. اطلاعات جزئی بیشتر درباره ممیزی داخلی در معرفی مفاهیم ممیزی داخلی ارائه شده است. با این حال، اگر سازمان شما در حال حاضر برنامه‌ی ممیزی داخلی برای سایر سیستمهای مدیریت مانند کیفیت، زیست‌محیطی، ایمنی، سلامت و غیره ندارد، توصیه می‌شود که شما در یک دوره آموزش ممیزی داخلی برای یادگیری مدیریت و انجام ممیزی داخلی شرکت کنید. اگر سازمان شما یک برنامه ممیزی داخلی برای سیستم‌ مدیریت دیگری دارد، ممکن است شما بخواهید از این فرآیندها و مدارک موجود به عنوان تخصص ممیزی داخلی درون سازمان کمک بگیرید.

ممیزی داخلی یک عنصر حیاتی در سیستم مدیریت است. در ذیل بندهای یک فرآیند مقدماتی برای بررسی سیستم مدیریت انرژی آورده شده است:

  • برآورده شدن الزامات و ترتیبات که سازمان برای سیستم مدیریت انرژی خود ایجاد نموده ‌است.
  • اجرا و نگهداری موثر
  • انطباق با اهداف کلان و خرد
  • منجر شدن به بهبود در عملکرد انرژی

به عبارت دیگر ممیزی داخلی سیستم مدیریت انرژی، عملکرد انرژی، پیاده‌سازی و موثر بودن سیستم مدیریت انرژی را ارزیابی می‌کند.

ممیزی‌های داخلی به شناسایی زمینه‌های موفقیت و زمینه‌های نیازمند بهبود کمک می‌کند.

نماینده مدیریت انرژی معمولاً مسئول برنامه ممیزی داخلی است ولی برخی سازمان‌ها ممکن است مدیر برنامه ممیزی داخلی داشته ‌باشند.

ممیزی‌های داخلی برنامه ریزی شده:

ممیزی داخلی در فواصل زمانی برنامه‌ریزی شده انجام می‌شود. فردی که مسئول برنامه‌ریزی ممیزی انرژی است برنامه ممیزی داخلی را به گونه‌ای فراهم می‌کند که:

  • ممیزی هر دو عملکرد انرژی و سیستم مدیریت را شامل شود و
  • وضعیت و اهمیت نواحی و فرآیندها را همانند نتایج ممیزی‌های قبلی در نظر بگیرد.

برنامه ممیزی داخلی اغلب یک دوره سالانه را پوشش می‌دهد ولی ممکن است گاهی برای یک دوره کوتاه‌تر و یا بلندتر باشد. غالباً سازمانها ممیزی داخلی تمامی سیستم‌های خود را در طول سال اول انجام می‌دهند و بسیاری از سازمان‌ها ممیزی داخلی را زمان‌بندی خواهند کرد به گونه‌ای كه کل سیستم خود را درون چارچوب زمانی متفاوتی ممیزی می‌کنند، برای مثال در یک دوره زمانی 18 ماهه یا سه ساله. برخی سازمانها ممکن است تصمیم بگیرند ممیزی داخلی عملکرد انرژی را به طور جداگانه از ممیزی داخلی سیستم مدیریت انجام دهند.

از آنجا كه توسعه برنامه‌زمانی ممیزی باید ملاحظات فرآیندها را در نظر بگیرد، معمولاً به فرآیندها و نواحی مرتبط با استفاده‌های بارز انرژی سازمان، اهداف کلان، اهداف خرد و برنامه‌های عملیاتی، کنترل بهره‌برداری و نگهداری که به حفظ پیشرفت سازمان در طول زمان ارتباط دارند ، توجه می‌شود.

هنگامی که سازمان ممیزی داخلی را انجام داد، انجام تنظیمات برنامه ممیزی ممکن است به نتایج این ممیزی‌ها احتیاج داشته باشد.

نمونه‌هایی از سایر معیارهایی که برای تصمیم گیری پیرامون نیاز به انجام ممیزی داخلی مضاعف می‌تواند مفید باشد، شامل موارد زیر است:

  • طرح‌های مدیریتی جدید
  • تغییرات سازمان
  • مسائل مربوط به مشتریان
  • تغییرات فرآیند
  • اجرایی نشدن سیستم مدیریت انرژی و
  • اهداف خرد و کلان جدید و یا تجدید نظر شده

برنامه ممیزی داخلی معمولاً فرآیندها و تاسیساتی که باید ممیزی شوند و تاریخ ممیزی برنامه‌ریزی را شناسایی می‌کند.

برنامه ممیزی داخلی

برنامه ممیزی داخلی و یا دستورکار برای هر ممیزی داخلی آماده می‌شود. معمولاً این برنامه توسط مدیر برنامه ممیزی داخلی یا سر ممیز یا رهبر تیم ممیزی آماده می‌شود و اغلب شامل اطلاعات اساسی زیر است:

  • تاریخ ممیزی

  • اهداف ممیزی

  • فرآیندها و یا تجهیزاتی که باید ممیزی شوند

  • ممیز مسئول برای هر ممیزی فرآیند یا مکان

  • زمان‌بندی

  • الزامات و منابع

انجام ممیزی داخلی:

ممیزی داخلی توسط پرسنلی که در زمینه مدیریت انرژی برای سیستم مدیریت آموزش دیده است، انجام می‌شود. ممیزی ممکن است توسط یک فرد یا یک تیم انجام شود. در هر صورت شخص (اشخاصی) که ممیزی را انجام می‌دهد باید شناخته‌شده و بی‌طرف باشد و نباید کار خود را ممیزی کند.

در طی ممیزی داخلی، ممیزان با پرسنل صحبت می‌کنند. مشاهده اقدامات، بازبینی اسناد، و بازرسی اسناد و داده‌ها در تلاش برای مشخص کردن عملکرد انرژی سازمان انجام می‌شود. ممیزان داخلی مدارک را ارزیابی کرده و خروجی‌های مثبت و منفی را ثبت می‌کنند.

نتایج ممیزی داخلی

نتایج ممیزی داخلی، مثبت یا منفی، باید ثبت شده و به اطلاع مدیر ارشد برسند. گزارش نتایج ممیزی به مدیریت ارشد بخشی از فرآیند بازنگری مدیریت است. (به گام 6 نگاه کنید) اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه که براساس ممیزی به‌ دست ‌آمده‌اند باید در زمان مناسب اجرا شود.

یادآوری: جزئیات کامل مدیریت، طرح و اجرای ممیزی داخلی را می‌توان در طی آموزش ممیزی داخلی به‌دست‌آورد. در صورتی كه سازمان در حال حاضر تجربه ممیزی داخلی را داشته باشد این آموزش ممکن است داخلی باشد. در غیر اینصورت ممکن است از طریق یک مشاور بیرونی فراهم شود.

سامانه جامع آموزش، اطلاع رسانی و مشاوره مدیریت انرژی در ایران

نشانی:  آزادی - بلوار اکبری - بلوار صالحی - پلاک 20  واحد 301

ایمیل:info@enms.ir

تلفن:66086739-021 ، فاکس: 66086738-021

  • خلاصه آمار:
  • امروز: 0
  • |
  • این ماه: 2147
  • |
  • مجموع: 120668