معمولاً نماینده مدیریت تضمین می‌کند که اطلاعات در مسیری مناسب جمع‌آوری، سازماندهی و ارائه شده است که مدیریت را قادر می‌سازد تصمیمات آگاهانه بگیرد. اما چه اطلاعاتی برای مدیریت نیاز است؟

یکی از راه‌های تعیین این‌که چه اطلاعاتی باید جمع‌آوری شود، از انتها شروع کردن است (دیدن انتهای کار در ابتدا). این بدان معناست که نوع تصمیم‌گیری‌ها و اقداماتی که نتیجه بازنگری مدیریت است را ببینید. هنگامی که تصمیم موردنیاز گرفته شد و اقداماتی که انجام خواهد شد، درک شد؛ به اطلاعات جمع‌آوری شده توسط سیستم نگاه کنید و داده‌هایی را که به مدیریت در تصمیم‌گیری و اقدام کمک می‌کند، مشخص کنید.

تصمیمات معمول براساس موارد زیر ساخته می شود.

• وضعیت سیستم مدیریت انرژی چگونه است؟
• چه تغییرات و یا اصلاحات استراتژیک مورد نیاز است (به عنوان مثال، تغییرات خط‌مشی)؟
• چه تغییراتی مورد ‌نیاز است؟
• آیا هیچ گونه تغییری در الزامات خارجی كه بر روی سیستم مدیریت انرژی تأثیرگذار است، مورد نیاز است؟
• آیا هیچ گونه تغییری در الزامات داخلی كه بر روی سیستم مدیریت انرژی تأثیرگذار است، مورد نیاز است؟
• كدام منابع برای سیستم مدیریت انرژی مورد نیاز است؟

نماینده مدیریت باید داده‌‌های مناسب که شامل خروجی‌های بازنگری مدیریت گذشته است، اقداماتی که پس از بازنگری مدیریت رخ داده است و برای تصمیم‌گیری مدیریت در بازنگری مدیریت در آینده مفید است، را تعیین کند. به طور مثال، داده‌های در رابطه با اثر بخشی یک اقدام عملیاتی برای یک برنامه تله بخار که اخیرا اجرا شده است تا زمانی که اطلاعات برای نشان دادن این‌که اقدام عملیاتی به طور کامل پیاده‌سازی شده و اثربخشی آن ارزیابی شده است، در دسترس نباشد، مشمول این امر نمی‌شود.

سیستم یک شخص واحد نیست، بنابراین فکر کردن به اینکه تمام داده‌ها و اطلاعات مورد نیاز برای تصمیم‌گیری از یک فرد تامین می‌شود بی‌دلیل است. گام بعدی این است که بدانیم چه کسی اطلاعاتی را که ضرورت بازنگری مدیریت را تعیین می کند، دارد. از آنجاییکه نماینده مدیریت مسئول تعریف مسئولیت‌ها و اختیارات در سیستم مدیریت انرژی است، این باید امری ساده باشد. به عنوان مثال، نتایج ارزیابی انطباق با الزامات قانونی و سایر الزامات ممکن است به مدیر محیط‌‌ زیست اختصاص داده ‌شود. شاخص‌های عملكرد انرژی ممکن است به مهندس پروژه اختصاص داده شود. نماینده مدیریت باید هر نوع اطلاعات مشخص شده برای بازنگری مدیریت را از طریق تماس سازمانی مناسب یا اختصاص مسئولیت برای انجام آن جمع‌آوری کند.

تهیه فرم آماده‌سازی بازنگری مدیریت برای برگزاری جلسه موثر بسیار مفید است، این فرم ابزاری است که می‌تواند برای کمک به نماینده انرژی جهت شناسایی تصمیمات یا اقداماتی که به آنها اشاره شده‌است و شناسایی اطلاعات یا داده‌های موردنیاز و انتصاب مسئولیت جمع‌آوری داده‌ها به کار گرفته شود. در اغلب موارد، انتصاب فردی به عنوان مسئول داده‌ها یا بخشی از اجزای سیستم در طول پیاده‌سازی (گام 2-2-3) جهت جمع‌آوری و تهیه ( و یا ثبت) اطلاعات برای بازنگری مدیریت، مورد نیاز است. مطمئن شوید که این تکالیف برای بازنگری مدیریت به پرسنل مسئول ابلاغ شده است.

نماینده مدیریت، داده‌ها را براساس وظایف، جمع‌آوری کرده و آنها را برای ارائه سازماندهی می‌کند. وسعت بازنگری مدیریت، داده‌هایی را که باید جمع‌آوری شود و چگونگی سازماندهی آنها را تعیین می‌کند. اگر بازنگری مدیریت مرز کلی سیستم مدیریت انرژی را شامل شود، در این صورت برای ارائه لازم است تمام اجزای سیستم مدیریت انرژی و ارتباطات مناسب به یک شیوه معقول سازماندهی گردد. اگر بازنگری مدیریت تنها تعداد کمی از اجزای سیستم مدیریت انرژی را مورد توجه قرار داد، ارائه بر روی آن مناطق و ارتباطات مربوطه تمرکز می‌کند.

اطلاعات باید یک تصویر کامل اما با جزییات کافی ارائه بدهد که به مدیریت اجازه دهد تا تصمیماتی مبتنی بر واقعیت، درباره اقداماتی که باید انجام دهد، بگیرد. اغلب نمایندگان مدیریت، اطلاعات را در قالبی که برای بازنگری مدیریت باید ارائه دهند، آماده می‌کنند ولی مسئول نگهداری اطلاعات باید مفاد ارائه را بصورت عملی در اختیار داشته باشد.

ارائه ممکن است در قالبی متفاوت باشد اما باید داده‌ها را با شیوه‌ای کوتاه و به‌طوری که به راحتی قابل فهم باشد، ارائه کرد. به طور مثال، به‌ جای ارائه یک جدول از داده‌ها، داده‌ها را در یک نمودار خطی ارائه دهید تا روند و بی‌نظمی داده ها به راحتی نشان داده شود. نمودار فرآیند و یا تصاویر را به جای یک توضیح کلامی ارائه دهید. این اطلاعات می‌تواند در یک گزارش، بر روی یک پروژکتور، صفحه نمایش کامپیوتر، از طریق نرم‌افزار کامپیوتر و غیره ارائه شود. سطوح مخاطبین، تدارکات اتاق و نیاز به نسخه کاغذی و سایر اقدامات، ملاحظاتی هستند که برای در نظر گرفتن روش ارائه باید رعایت شوند. اطلاعات زیادی در مورد روش ارائه با یک جستجو ساده در اینترنت در دسترس است.

اطلاعات را مطابق با قالب مناسب آماده کنید. بسته به نوع الزامات آنها، اطلاعات و یا یک چکیده می‌تواند قبل از جلسه بازبینی به مدیریت ارشد برسد و یا تا زمان جلسه صبر کنند. صرف نظر از خواسته‌های مدیریت، اطلاعات باید قبل از جلسه تیم انرژی و یا کسانی که در ارائه حضور دارند، آماده شود. این امر ممکن است سبب افزایش آگاهی افراد از اطلاعاتی که باید ارائه شوند، گردد و آنها در صورت لزوم بازخورد مناسب به مدیریت را به عنوان بخشی از سیستم مدیریت انرژی تهیه نمایند.

همانگونه که گفته شد ممکن است برای مدیریت، اطلاعات بصورت خلاصه جمعبندی و ارائه گردد و نماینده مدیریت ممکن است تصمیم بگیرد از ارائه گرافیکی یا چکیده داده‌ها در ارائه استفاده کند، اما در دسترس بودن منبع اطلاعات به عنوان پشتیبان در طول جلسه بازنگری، ضرورت دارد.