در سیستم مدیریت انرژی لازم است که سازمان عدم انطباق‌های موجود و بالقوه را شناسایی كرده و نشان دهد. عدم انطباق موجود موقعیتی است که يكی از الزامات برآورده نشده باشد. عدم انطباق بالقوه موقعیتی است که در آن، اگر اقدامی صورت نگرفته باشد، عدم انطباق به طور بالقوه در آینده رخ می‌دهد. شما باید عدم انطباق بالقوه را قبل از به وقوع پیوستن، از بین ببرید.

یک نمونه از عدم انطباق موجود: فرایند شماره 3 طرح‌ريزي انرژي سيستم مديريت انرژي توضیح می‌دهد که برای بازنگری انرژی باید تمام منابع انرژی در نظر گرفته‌شود. ولی با انجام بازنگری انرژی مشخص می شود که پروپان که یک منبع بزرگ انرژی مورد استفاده سازمان است در نظر گرفته نشده است.

یک نمونه از عدم انطباق بالقوه: سازمان هدف کلانی را برای کاهش مقدار انرژی مصرفی سیستم کمپرسور هوا به میزان 5 درصد در پایان چهار ماهه سوم سال ایجاد کرده است. در چهار ماهه دوم سال اندازه‌گیری و پایش، هیچ کاهش مصرفی در انرژی مصرفی کمپرسور را نشان نمی دهد. به نظر می‌رسد اگر هیچ اقدامی صورت نگیرد، هدف برآورده نشود.

در ابتدا، بیشتر عدم انطباق‌های سیستم مدیریت انرژی (واقعی و بالقوه) در طی پایش و اندازه‌گیری یا ممیزی داخلی شناسایی می‌شود. هم زمان با رشد و بلوغ سیستم، عدم انطباق‌ها ممکن است توسط افراد در حین کار شناسایی شوند. این امر باید مورد تشویق واقع شود. افراد در حال کار، عموماً بهترین موقعیت برای دیدن مشکلات و ارائه راهکار را دارند.

وقتی یک عدم انطباق شناسایی شد، اولین گام انجام اقدامی ‌است که بی‌درنگ این وضعیت را رفع کند. برای مثال، اگر یک کوره به علت گرم بودن هوای امروز، در دمایی بالاتر از دمای صحیح کار می‌کند، اقدام فوری، کاهش جریان گاز به درون کوره است. این اقدام، اصلاح نامیده می‌شود.

گام بعدی مشخص کردن عدم انطباق و تاثیر آن بر عملکرد انرژی است که به طور کلی عبارت است از در نظرگرفتن حوزه عدم انطباق و تاثیرات بالقوه و بالفعل آن در الزامات سیستم مدیریت انرژی مشتمل بر موارد زیر:

• اهداف خرد و کلان و برنامه‌ عملیاتی
• استفاده‌های بارز انرژی
• كنترل‌هاي بهره‌برداری يا تعمير ون گهداري موجود يا طرح ریزی شده
• سایر منابع انرژی یا مصارف انرژی سازمان

بر اساس این اطلاعات، تصمیم‌گیری می‌شود که آيا برای رخ دادن مجدد اين موقعيت (اقدامات اصلاحی) يا برای جلوگیری از رخ دادن آن در آینده (اقدامات پیشگیرانه) بايد اقدامی انجام شود. اگر چنین باشد، عدم انطباق وارد سیستم اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه سازمان می‌شود. هنگامی که وارد سیستم اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه شد (به طور مثال، فرم درخواست اقدام اصلاحی یا پیشگیرانه تکمیل گردید.) عدم انطباق بازنگری می‌شود تا دلایل آن و الزامي بودن يا نبودن اقدام مشخص شود. سپس سازمان بر پیاده‌سازی مناسب اقدامات برای از بین بردن دلایل عدم تطابق واقعی و بالقوه تصمیم می‌گیرد.

گاهی اوقات اقدامات اصلاحی یا پیشگیرانه که برای از بین بردن نتایج مشکلات انجام می‌شود، نیاز است برای سیستم مدیریت انرژی تغییر کند و یا تنظیم شود. به طور مثال: اگر کنترل بهره‌برداری موجود به عنوان بخشی از اجزای یک اقدام اصلاحی، اصلاح شود، ممکن است به اصلاح اسناد سیستم مدیریت انرژی مربوطه نیز نیاز شود. اقدامات صورت گرفته باید با ميزان گستردگي مشکل متناسب باشد و بر عملکرد انرژی تاثیر گذار باشد. توجه به این مطلب ضرورت دارد که:

برای یک مشکل 10 دلاری به اندازه 100 دلار هزینه نشود و بالعکس.

پس از شناسایی، بهترین اقدام در بیشتر سازمان ها، شناسایی اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه مشابه در جای دیگر، فرآیندها، تاسیسات و يا ماشين‌آلات دیگر است. رویکرد گسترده سیستم در شناسایی و تحلیل مشکلات مانند اين، به فرهنگ بهبود مداوم كمك مي‌كند. برای بیشتر سازمان‌ها، در طول زمان، این امر منجر به عدم انطباقات كمتر و يافته‌هاي مميزي منفي كمتر مي‌شود.

پس از آنكه اقدام مناسب انجام شد، يك بازنگري براي تعيين اين امر كه آيا اقدام انجام شده مناسب بوده يا نه انجام مي‌شود. به عبارت ديگر، آيا اقدامي كه در پيش گرفته شده علت را حذف مي‌كند و منجر به اين مي‌شود كه عدم انطباق رخ ندهد يا منجر به دوباره رخ دادن آن مي‌شود. در برخي مواقع، ممكن است لازم باشد كه قبل از بازنگري ميزان اثربخشي اقدام انجام شده، مدت زمان منطقي از زمان پياده‌سازي اقدام بگذرد. گاهي اوقات يك راه حل نياز به زمان دارد تا قبل از آنكه كاملاً مورد ارزيابي قرار بگيرد تاثير خود را بگذارد.

فرم درخواست اقدام اصلاحی یا اقدام پیشگیرانه به طور معمول براي ثبت و پيگيري موقعيت اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه مورد استفاده قرار مي‌گيرد.

اغلب، نماينده مديريت است كه مسئوليت مديريت سيستم اقدام پيشگيرانه و اصلاحي را برعهده دارد. در مورد سيستم مديريت جامع، نظارت سيستم اقدام پيشگيرانه و اصلاحي براي هر دو مسئله انرژي و زيست‌محيطي بر عهده مدير زيست‌محيطي است. در ساير سازمان‌ها، اين مدير كيفيت است كه بر سيستم اقدام اصلاحي و پيشگيرانه براي تمام مسائل كيفي، زيست‌محيطي و انرژي نظارت مي‌كند. چنانچه امكان‌پذير باشد استفاده از فرآيندهايي ( يا حداقل محصولات آنها ) كه از قبل براي اقدام اصلاحي و پيشگيرانه وجود داشته است را در نظر بگيريد، هر تغيير مورد نياز براي تطبيق سيستم مديريت انرژي و الزامات ISO50001 را اعمال كنيد.