اهمیت برقراری ارتباطات داخلی چیست؟ برقراری ارتباطات داخلی عنصری كلیدی در ایجاد تغییرات موفقیت آمیز مدیریت در یك سازمان است. پیاده‌سازی سیستم مدیریت انرژی شامل تغییرات سازمانی و فرهنگی می شود که به عنوان مدیریت انرژی، فعالیت های روزانه را در سراسر سازمان یکپارچه کرده است.
چگونه ارتباطات داخلی به كارمندان و سیستم مدیریت انرژی كمك می‌كند؟ ارتباطات داخلی به نیروی كار كمك می‌كند كه در کنار اقدامات مدیریت انرژی باقی مانده و اجرا حاصل شود. این امر آگاهی، مسئولیت و مشاركت مداوم آنها را در سیستم مدیریت انرژی پشتیبانی می‌كند. همچنین این امر درك آنها را از نقش‌های مربوطه و مسئولیت‌هایشان در تعهدات مدیریت انرژی ایجاد شده توسط سازمان به همان صورتی كه در آموزش‌های سیستم مدیریت انرژی آنها پوشش داده شده است، تقویت می‌كند.
قدم بعدی چیست؟ در این مرحله از پیاده‌سازی، برخی ارتباطات داخلی درباره سیستم مدیریت انرژی آغاز شده است. در گام 1-2-5 ، اقدامی در پیش گرفته می‌شود تا آگاهی اولیه سازمان را از خط‌مشی انرژی فراهم کرده و تصمیمی جهت اجرای سیستم مدیریت انرژی اتخاذ شود. اهداف خرد و كلان انرژی در گام 3-1-5 ابلاغ می‌شوند.
در حال حاضر برقراری روندی جهت تضمین اجرای ارتباطات داخلی مرتبط با عملکرد انرژی و سیستم مدیریت انرژی بر مبنای تداوم، اهمیت دارد. به عنوان مثال، همزمان با پیگیری پیشرفت در دستیابی به اهداف خرد و كلان انرژی، این اطلاعات می‌توانند بوسیله تابلوی اعلانات به صورت منظم در معرض دید قرار گیرند.
روش‌های ارتباطات داخلی كدامند؟ روش‌های گونانی وجود دارند كه می‌توانند برای اطلاع‌رسانی داخلی مورد استفاده قرار گیرند. این روش‌ها شامل ارسال مطالب، روزنامه‌های داخلی، سایت‌های اینترانتی، اسکرین سیورها، ایمیل‌ها، جلسات، اطلاعیه‌های تلویزیون مدار بسته، آموزش، سیستم‌های مشوق و پیشنهادی و امثال اینها است. ممكن است روش‌های متفاوت برای اطلاع‌رسانی موضوعات متفاوت سیستم مدیریت انرژی یا مواردی برای مخاطبان متفاوت به كار گرفته شود.
چه مواردی باید اطلاع‌رسانی شوند؟ به خاطر داشته باشید كه اطلاع‌رسانی، آموزش و آگاهی فرآیندهایی هستند كه با یكدیگر تعامل داشته و یكدیگر را پشتیبانی و تقویت می‌كنند. برخی از مواردی كه باید اطلاع‌رسانی داخلی شوند، در الزامات ISO 50001 برای اطلاع‌رسانی داخلی نگاشته شده است، درحالیكه سایر آنها درون الزامات آگاهی استاندارد شناسایی می‌شوند. مورد دوم ممكن است در آموزش آگاهی سیستم مدیریت انرژی یا سایر آموزش‌های مدیریت انرژی اجرا شده توسط سازمان (گام 5-4 را مطالعه كنید.) گنجانیده شود، در حالیكه كه مورد اول ممكن است به طور مجزا با استفاده از سایر روش‌ها مانند روش‌هایی كه در بالا بحث شد، اطلاع‌رسانی شود. موضوعات و مواردی كه نیاز است تا به طور داخلی اطلاع رسانی شود شامل موارد زیر است:
- خط مشی انرژی
- اهمیت مدیریت انرژی
- مسئولیت‌ها و سمت‌های مدیریت انرژی
- اهداف كلان انرژی
- عملكرد انرژی سازمان
- سایر اطلاعات درباره سیستم مدیریت انرژی در صورت مناسب بودن
عناصر كلیدی فرآیند اطلاع‌رسانی داخلی سیستم مدیریت انرژی كدامند؟
1- اطلاع‌رسانی باید به طور دقیق انجام شود. نماینده مدیریت مسئول تضمین اجرای اطلاع‌رسانی داخلی در تمام سطوح و نقش‌های سازمان می‌باشد.
2- اطلاع‌رسانی داخلی سیستم مدیریت انرژی به موضوعات مناسب و مرتبط اشاره می‌كند. این امر نیز بر عهده نماینده مدیریت بوده و تضمین می‌كند كه عملكرد انرژی و سیستم مدیریت انرژی بخشی از اطلاع‌رسانی‌های مرتبط با انرژی است. با این وجود، تمام كارمندان به اطلاعات مشابه نیاز ندارند. این امر به این معنی است كه در نظر گرفته شدن استراتژی‌های اطلاع‌رسانی و محتوایی كه برای مخاطبان مورد نظر مورد نیاز است، دارای اهمیت می‌باشد. به عنوان مثال، ممكن است اطلاعات دقیقی درباره عملكرد انرژی در یك جلسه بازنگری به اطلاع مدیریت ارشد برسد، درحالیكه تنها خلاصه اطلاعات (معمولاً به شكل گرافیكی مانند نمودارهای خطی، نمودارهای دایره‌ای، نمودار میله‌ای و غیره) به كارگران اطلاع‌رسانی می‌شود.
3- مسیرهای برقراری اطلاع‌رسانی مؤثر چند سویه است. اطلاع‌رسانی‌های سیستم مدیریت انرژی تنها برای جریان در یك جهت در نظر گرفته نشده است، برای مثال فقط از مدیریت یا نماینده مدیریت به كارگران (از بالا به پایین). این دسته شامل مكانیزم‌هایی است كه كارمندان را به اطلاع‌رسانی به سمت‌های بالا در درون سازمان (از پایین به بالا) و همچنین پس از آن در تمام سطوح سازمان قادر می‌سازد.
4- اطلاع‌رسانی داخلی درون سیستم مدیریت انرژی سازمان نیازمند سیستم‌های نظرات و پیشنهادات است تا تضمین كند كه هم كارمندان و هم سایر كاركنان از طرف سازمان (مانند پیمانكاران و تأمین‌كنندگان مشغول كار در سایت) می‌توانند نظرات و پیشنهادات خود را برای بهبود سیستم مدیریت انرژی ارائه كنند. سیستم‌های پیشنهادات مؤثر تضمین می‌كند که بازخوردهایی درمورد نظرات و پیشنهادات وجود داشته باشد، حتی اگر برای مثال برخی ایده‌ها به دلیل ملاحظات هزینه یا فن‌آوری امکان پذیر نباشند. فرم پیشنهادات سیستم مدیریت انرژی می‌تواند برای توسعه سیستم نظرات و پیشنهادات مفید باشد. برخی سازمان‌ها مشوق‌هایی را برای مشاركت در سیستم‌های انتقاد و پیشنهاد در نظر می‌گیرند.