پیش‌زمینه تحقیق پیرامون ابزارهای تحلیل داده‌های انرژی و پیگیری و صحبت با ذینفعان مربوطه، دانش لازم را جهت انتخاب ابزار مناسب برای سازمان فراهم می كند. با تكمیل این اقدام، سازمان انتخاب ابزار را به آنهایی كه مناسبتر به نظر می‌رسند محدود می‌كند.
این مراحل كلیدی را برای انتخاب ابزار درست دنبال كنید:
- گزینه‌های نهایی را تست كنید. نرم‌افزارهای زیادی را می‌توانید امتحان كنید. وارد كردن داده‌های انرژی و مشاهده خروجی و قابلیت‌های گزارش دهی حائز اهمیت است. برخی سوالهای اصلی و حساس را در حین تست در نظر بگیرید. مانند موارد زیر:
- آیا استفاده از آن آسان است؟
- آیا می توان این ابزار را برای برآوردن نیازهای مقتضی اصلاح کرد؟
- آیا خروجی ها و گزارش‌ها نیازهای سازمانی را برآورده می‌کند ؟
- آیا این ابزار می‌تواند همزمان با پیشبرد اقدامات مدیریت انرژی گسترش یابد؟
- آیا این ابزار داده‌ها و اطلاعاتی را كه برای برآوردن بهبود اهداف كلان مورد نیاز است را فراهم می‌كند؟
- آیا گزارشات لازم جهت رعایت الزامات قانونی نظیر استانداردهای معیار مصرف انرژی را پوشش می دهد
- آیا گزارشات مورد نیاز مدیریت ارشد سازمان را تامین می کند.
- آیا قابلیت اختصاصی سازی فرمها، رویه ها و گزارشات متناسب با نیاز سازمان را دارد.
- با سایر مشتریان صحبت كنید. تجربیات دیگر كاربران نرم افزار می‌تواند اطلاعات ارزشمندی را به شما بدهد. كاربران قادرند با شما در مورد اینکه استفاده از این ابزار چقدر آسان است، تا چه حد می‌توان آن را به صورت سفارشی درآورد، خطاها و اشتباهات چه هستند و یا اینكه در صورت نیاز به كمك‌های فنی، فروشنده چگونه پاسخگو خواهد بود، مباحثه كنند.
- معیارهای مناسب را ایجاد كنید. اطمینان حاصل كنید كه معیارهای انتخابی كه ایجاد می‌كنید با نیازهای سازمان مطابقت دارند. این معیارها بر اساس شاخص‌های سازمانی كه اهمیت هر یك را تعیین می‌كند ارزش وزنی پیدا می‌كنند. ورودی ها را از كاركنان متفاوت دریافت كنید؛ مثلاً از تیم انرژی برای ایجاد معیارها و ارزش وزنی مناسب استفاده كنید.
- یك ماتریس تصمیم‌گیری ایجاد كنید. ماتریس تصمیم‌گیری كه ابزارهای جایگزین را با معیارهای مناسب مقایسه می‌كند، در حفظ هدف كلان فرآیند انتخاب كمك می‌كند.
- ابزار مناسب را انتخاب كنید. برای امتیازدهی به ابزارهای جایگزین از ماتریس تصمیم‌گیری استفاده كنید.
ابزار مناسب هزینه صرف‌شده برای خود را در طول زمان جبران می‌كند. این ابزار تحلیل داده‌هایی را امكان‌پذیر می‌سازد كه این داده‌ها روشهایی را كه منجر به صرفه‌جویی در هزینه می‌گردند، شناسایی می‌كنند. این ابزار نواحی را كه باید به طور عمده به آنها پرداخته شود و درخور توجه هستند، نشان می‌دهد. همچنین خطاهای صورت گرفته در صدور صورت‌حساب و هزینه‌های پنهان درون ساختار نرخ قبوض را شناسایی می‌كند. این كار به نماینده مدیریت انرژی كمك می‌كند كه وضعیت خود را به خوبی بازگو كرده و منابعی را كه برای موفقیت سیستم مدیریت انرژی مورد نیاز است دریافت كند.