برای داشتن داده‌های نامتناقض و قابل اعتماد و برای ساده سازی مدیریت انرژی، باید یك فرآیند مستند برای كسب و ثبت داده‌ها ایجاد شود. فرآیند مدیریت داده‌های انرژی معمولاً مراحلی را كه باید برای حصول اطمینان از كسب مداوم داده‌های صحیح متناسب مدیریت انرژی پشت سر گذاشته شوند، مشخص می‌كند. جزئیات فرآیند جمع‌آوری شامل موارد زیر است:

• داده‌های مدیریت انرژی كه مورد نیاز است
• محل قرارگیری داده‌ها
• شخص یا منبعی كه داده‌ها را نگه می‌دارد.
• دوره تناوب ایجاد داده‌ها
• زمان معمولی كه داده‌ها از منابع جمع‌آوری می‌شوند و
• محل ذخیره داده‌ها و چگونگی ثبت آنها

ممكن است این فرآیند مراحل بیشتر دیگری نیز داشته باشد اما بهترین رویه، به حداقل رساندن تعداد مراحل است.

تحلیل داده‌های انرژی در ابتدا شامل تعیین مصرف‌كننده‌های بارز، برقراری معیارهای مرتبط و شناسایی مقدماتی نواحی دربرگیرنده فرصت‌های بهبود انرژی است. در این امر، از داده‌های جمع‌آوری‌شده در بازنگری انرژی مقدماتی استفاده می‌شود. این داده‌ها بیشتر از یك دوره زمانی پیگیری می‌شوند در نتیجه می‌توان برای برقراری خط‌مبنا (گام 2-6)، توسعه شاخص‌های عملكرد انرژی (EnPls) (گام 2-6)، تعیین اهداف خرد و كلان (گام 2-7) و پایش عملكرد انرژی (گام 5-1)، تحلیل‌های مضاعف دیگری را انجام داد.  

مزیتِ داشتن یك فرآیند مستند برای جمع‌آوری داده‌ها كسب اطمینان از این امر است كه داده‌های مناسب در دوره‌های زمانی‌ مناسب جمع‌آوری و ثبت شده‌اند. از آنجا كه مدیریت انرژی داده‌محور است، دسترسی به داده‌های مناسب برای كاربرد صحیح یك سیستم مدیریت انرژی الزامی است.

به منظور تسهیل توسعه نقش‌ها و مسئولیت‌ها برای كاركنان كلیدی، جدولی از افراد بالقوه برای قبول مسئولیت جمع‌آوری داده‌ها تهیه می‌شود. نقش‌ها و مسئولیت‌ها در فرآیند برداشت داده ها، ممكن است تاحدی برحسب نیازهای یك سازمان یا فرد متفاوت باشد، اما روش معمول شناسایی داده‌ها، تشریح منابع داده‌ها، محل قرارگیری و دوره تناوب جمع‌آوری داده‌ها، برداشت، تایید و ثبت آنها ثابت است. اطمینان حاصل كنید كه اشخاصی كه مسئول جمع‌آوری داده‌ها هستند به طور مناسب برای این مسئولیت‌ها آموزش دیده‌اند. برای مثال در اموری مانند خواندن معیارها، گزارش صحیح واحدها، استفاده از نرم‌افزارهای مرتبط و مانند آن آگاهی کامل داشته باشند.

تهیه جدول مسئولیت جمع‌آوری داده‌ها به عنوان یك راهنما برای توسعه فرآیند جمع‌آوری داده‌ها مناسب است. همچنین تهیه ماتریس مدیریت جمع‌آوری داده‌ها نیز برای تدوین الزامات داده‌ها، محل قرارگیری آنها، جمع‌آوری جزئیات و مسئولیت‌ها کاربرد خواهد داشت.