همانگونه که گفته شد اطلاعات باید برای بازنگری مدیریت، تهیه گردد. این امر كه چه کسی این اطلاعات را آماده می کند، چگونه این اطلاعات سازماندهی می‌شوند، و چگونگی ارائه آنها مشخص می‌شود، از مواردی است که در این گام تشریح می گردد.
تعیین افرادی که در بازنگری مدیریت شرکت می‌کنند بر اساس موارد زیر می باشد:
- چه کسی به اطلاعات نیاز دارد؟
- چه کسی می‌تواند اقدامی انجام دهد و
- چه کسی می‌تواند منابع مورد نیاز برای اقدامات ضروری را آماده کند؟
در کوتاه مدت، بدان معنی است که سازمان چه کسی را به عنوان مدیریت ارشد و نماینده مدیریت تعریف کرده است. سیستم مدیریت انرژی می‌تواند حدنصاب موردنیاز برای انجام بازنگری مدیریت یا حضور حداقل سمتهای سازمانی و یا افراد متخصص را تعریف کند. اگر جلسه به حدنصاب نرسید و یا سمتهای مورد نظر حضور نداشتند، بازنگری باید باطل شود یا از طریق یک مکانیزم جایگزین دوباره انجام شود. چگونگی انجام بازنگری مدیریت در ادامه آمده است.
بازنگری مدیریت باید در فواصل برنامه‌ریزی شده انجام شود، با این حال، دوره زمانی آن به سازمان بستگی دارد. زمانی که یک تغییر یا تعداد زیادی برنامه عملیاتی یا پروژه‌های بزرگ مربوط به سیستم مدیریت انرژی وجود دارد، ممکن است به بازنگری مدیریت مضاعف نیاز باشد. بازنگری های مکرر مدیریت امکان پاسخ سریع به مسائل و فرصت‌ها را می‌دهد در حالی که انجام یک بازنگری سالانه، فقط مباحث یک سال را مورد نظر قرار می دهد. تا زمانی که بازنگری قبلی موثر است نیاز به تعیین دوره زمانی نیست.
ابزار انجام بازنگری مدیریت توسط سازمان و با توجه به نیازهای آن تعیین می‌شود. به عنوان مثال، بازنگری مدیریت می‌تواند توسط فرد یا کنفرانس‌های تلفنی، تبادل نامه‌های الکترونیکی، جلسات الکترونیکی یا سایر قالب‌های الکترونیکی انجام شود. روش یا رسانه مورد استفاده برای بازنگری مهم نیست و نیازی به جلسات حضوری وجود ندارد. بازنگری مدیریت تنها یک بازنگری نیست و ممکن است شامل یک مجموعه بازنگری باشد. با این حال، بازنگری جزئی باید منجر به یک بازنگری کلی از کل سیستم مدیریت انرژی در طول یک دوره زمانی خاص شود. دوره 12 ماهه مدت زمان معمول بازنگری تمام سیستمهای مدیریت انرژی است.
لازم نیست برای هر موضوع كوچك، اقدام اصلاحی یا جزئیات کوچک بحث کرد. بازنگری باید در یک سطح بالا نه سطح جزئی انجام شود و این امر کمک می‌کند تا اطمینان حاصل شود که بین اهداف کلان سازمان و اولویت‌های کسب و کار سازمان هم ارزی وجود دارد.
برای انجام بازنگری مدیریت، نماینده مدیریت باید قوانین پایه‌ای زیر را دنبال کند:
- شرکت کنندگان را انتخاب کند تا خروجی موردنظر بازنگری منعکس شود. حداقل، مدیر ارشد باید شرکت کند. همچنین هر فرد دیگری که ممكن است برای ارائه توضیح اضافی یا درخواست خاصی لازم باشد، شرکت کند.
- یك دستورکار را برای بازنگری مدیریت به منظور حصول اطمینان از اینکه تمام ورودی‌ها نشان داده شده‌اند، فواصل زمانی روشن است و اهداف کلان برآورده شده‌اند، ایجاد كند.
- بهتر است بازنگری با استقبال از شرکت‌کنندگان و بازخوانی دستور کار و به موقع آغاز شود، لازم است اهداف کلان و نقش نماینده مدیریت به عنوان تسهیل‌کننده، مجددا یادآوری گردد.
- قوانین پایه‌ای برای بازنگری برقرار گردد یا به شرکت‌کنندگان در مورد قوانین پایه‌ای یادآوری شود. قوانین پایه‌ای معمول برای احترام به هریک از شرکت‌کنندگانی كه در مذاکرات فعال و مشارکت‌های مثبت شركت می‌كنند، می‌باشند، پیوستگی اطلاعات را حفظ می‌كنند، یك لیست از مواردی كه نیاز است به طور غیر مستقیم به آنها اشاره شود در نظر می‌گیرند و درك می‌كنند كه چه چیزی اجماع را تشكیل می‌دهد.
- بازنگری با بازخوانی مجدد تصمیمات و برنامه‌های عملیاتی پایان می یابد، باید از درک مسئولیت‌ها امینان حاصل شود، بهتر است از شرکت کنندگان به خاطر صرف زمانشان وحضور در جلسه تشکر گردد و زمان بعدی جلسه یادآوری گردد و زمان ارسال صورتجلسه بازنگری مدیریت به شرکت کنندگان اعلام گردد.
سابقه بازنگری مدیریت باید نگهداری شود. قالب این سند مهم نیست اما سند باید نشان دهنده این امر باشد كه چه كسانی شركت كرده‌اند و چه موضاعاتی پوشش داده شده‌اند و هرگونه تصمیم یا اقدام و یا انتصابی که باید در طول جلسه انجام شود را مشخص كند.