همانطور که در گام 1-4 و گام 5-1 ارائه گردید، سوابق، مستندات اقدامات انجام شده و نتایج به‌دست‌آمده را فراهم می‌کنند. سازمان باید سوابق خود را برای نشان دادن اینکه سیستم مدیریت انرژی به الزامات سازمان و الزامات استاندارد ISO50001رسیده است، نگهداری کند. نگهداری نتایج عملکرد انرژی سازمان نیز مورد نیاز است.
مهم است بدانید که بررسی مدارک و چگونگی استفاده از مدارک سیستم مدیریت انرژی لزوما با ارائه سوابق سیستم مدیریت انرژی میسر می باشد. هدف این گام كمك به درك چگونگی بررسی و استفاده مدارك سیستم است تا پیاده‌سازی سیستم (سازمان در حال انجام آنچه که گفته، می باشد)، و اثربخشی سیستم در ایجاد نتایج مورد ‌انتظار (آنچه که انجام شده، اثربخش بوده است.) را نشان دهد.
ابتدا، پیاده‌سازی فرآیند طرح‌ریزی را با استفاده از سوابق چک کنید.

• در گام 1-2-2، نماینده مدیریت تعیین شد. یک سابقه انتصاب، اجرای مسئولیت‌ها و تعهد مدیریت ارشد را نشان می‌دهد.
• در گام 1-2-4، خط‌مشی انرژی تعریف شد. یک سابقه تصویب این خط‌مشی، تعهد مدیریت و تعهد سازمانی را نشان می‌دهد.
• در گام 2-1، الزامات قانونی قابل اجرا و سایر الزامات مربوط به بهره‌برداری، مصرف و کارایی انرژی سازمان شناسایی، ارزیابی و پیگیری شدند. در این صورت ممکن است که بیش از یک سابقه مورد بحث باشد. ممکن است بیش از یک سابقه برای شناسایی و پیگیری وجود داشته‌باشد، و سابقه دیگری برای ارزیابی اینکه چگونه الزامات در انرژی سازمان اعمال شود، وجود داشته باشد. ممکن است سوابق اضافی برای پیگیری و ارزیابی بسته به چگونگی نوع سیستم وجود داشته باشد.
• در گام 2-2، منابع انرژی و همچنین داده‌های انرژی كنونی و گذشته مشخص شده است که می‌تواند سوابق الکترونیکی باشد و داده‌های انرژی سیستم را برای اجرا نشان دهد. همچنین توانایی سیستم در مدیریت داده‌ها را نشان می‌دهد.
• در گام 2-3، استفاده‌های بارز انرژی شناسایی شد. سوابق آن، پیاده‌سازی معیارها برای استفاده‌های بارز انرژی را نشان می‌دهد.
• در گام 2-4 و 2-5، فرصت‌های انرژی تعیین و اولویت‌بندی شد. سوابق آنها نشان‌دهنده پیاده‌سازی یک درك از داده‌ها، فرصت‌های انرژی و نیازهای سازمانی است.
• در گام2-6، خط ‌مبنای انرژی استقرار پیدا کرد. سوابق خط‌ مبنا مدارک شفافی از درک داده‌های انرژی و نسبت نقاط مورد نیاز فراهم می‌کند. علاوه براین در گام 2-6، شاخص‌های عملكرد انرژی ایجاد شدند. سوابق اینها دركی از ماشین‌آلات، سیستم‌ها، فرآیندها و تجهیزاتی كه بر استفاده، مصرف انرژی و عملكرد سیستم مدیریت انرژی تاثیرگذارند، نشان می‌دهد.
• در گام 2-7 و 2-8، اهداف خرد، اهداف کلان و برنامه‌عملیاتی ایجاد شد و سوابق آنها نشان‌دهنده مقصود و پیاده‌سازی اقدامات بهبود مستمر است.

كسب تمام این سوابق همه با هم راهی برای بازنگری و ارزیابی اثربخشی فرآیند طرح‌ریزی است. نمونه‌هایی از اینکه چگونه می‌توانید سوابق را با هم مشاهده کنید، در ذیل آمده است.

• به طورکلی، سوابق نشان می‌دهد تمام منابع انرژی درون مرز سیستم مدیریت انرژی در فرآیند طرح‌ریزی انرژی به شمار می‌آیند. علاوه‌براین، آنها نشان می‌دهند كه استفاده و مصرف انرژی به وضوح درک شده اند، داده‌های مصرف انرژی در دسترس هستند و فرصت‌های انرژی به یك شكل واضح و سیستماتیك به همراه اهداف بهبود، استقراریافته و ارزیابی شده‌اند.
• همچنین، داده‌های بازنگری انرژی، لیست فرصت‌ها و استفاده‌های بارز انرژی درک مناسبی از فرایند و مصرف انرژی درون سازمان را نشان می‌دهد.
• علاوه براین، جمع‌آوری داده‌های بازنگری انرژی و اهداف خرد و کلان ، توانایی مدیریت داده‌ها بصورت مستمر و استفاده از آن در تصمیم‌گیری‌های داده‌محور را نشان می‌دهد.
• در نهایت، بررسی داده‌های بازنگری انرژی و شاخص‌های عملكرد انرژی، به وضوح چگونگی مدیریت فرآیندها با استفاده از داده‌ها را نشان می‌دهد.

در ادامه، می خواهیم چگونگی پیاده‌‌سازی سیستم مدیریت انرژی و فرآیند اجرا را با استفاده از سوابق بررسی کنیم:

• در گام 4-1، فرآیندی برای کنترل اطلاعات تعریف و اجرا شده است. سوابق مربوطه می‌توانند شامل جداول تجدید‌نظر برای مدارک خاص، امضا یا ایمیل برای تایید سند، فرم‌های به‌روز رسانی، لیست توزیع اسناد و غیره باشند. چنین اسنادی به شما کمک می‌کند اطمینان حاصل كنید که مدیریت اطلاعات بصورت موثر انجام می شود و فرصت‌هایی را برای اطلاع‌رسانی به نیروی کار فراهم می‌کند.
• در گام 4-2، کنترل‌های بهره‌برداری و تعمیر و نگهداری تعریف و پیاده‌سازی شده است. سوابقی که از این پروسه تولید شده‌اند، می‌توانند شامل پایگاه ‌داده‌های تعمیر و نگهداری، اطلاعات تجهیزات، سوابق تولید، تنظیمات تجهیزات، ساعت‌های بهره‌برداری و وظایف كاركنان باشند. بازنگری این نوع سوابق تأیید می‌كند كه اقدامات بهره‌برداری و تعمیر و نگهداری مرتبط با استفاده‌های بارز انرژی به درستی صورت گرفته است.
• در گام 4-3 و 4-4، مهارت، آموزش و آگاهی تعریف شده‌اند. این فرآیندها یکی از با ارزش‌ترین منابع سازمان می باشند که می‌توانند صلاحیت کارکنان را تعیین کنند. بازنگری سوابق در مهارت و آموزش یا دیگر اقدامات، امکان بازنگری فرآیندها را فراهم می کند.
• در گام 4-5 و 4-6 فرآیند خرید مورد بحث قرار گرفته ‌است. سوابق مربوط به فرآیند خرید ممکن است شامل مواردی مانند: مشخصه‌های خرید، ایمیل‌های اطلاع‌رسانی به ارائه دهندگان یا تامین کنندگان، محاسبه طول عمر بهره‌برداری برای تجهیزات و محصولات و ارزیابی گزینه‌ها برای سایر منابع یا فن‌آوری‌ها می‌باشد. این گونه سوابق مدیریت استفاده‌های بارز انرژی و ارتباط با تامین کنندگان درباره الزامات انرژی را نشان می دهد.
• در گام 4-7، به ثبت نتایج اقدامات طراحی، اشاره شده است. در نتیجه نوآوری و بهبود طرح‌ریزی‌شده عملکرد انرژی در اقدامات شامل ماشین‌آلات، تجهیزات و فرآیند‌های جدید یا تعدیل‌یافته نشان داده می شود.
• در گام 4-8، اطلاع‌رسانی‌های داخلی مستمر درباره انرژی ایجاد شده است. یک بازنگری سوابق مرتبط، وسیله‌ای برای بازنگری این فرآیند و میزان مؤثر بودن آن برای سازمان است.
• در گام 4-9، اطلاع‌رسانی‌های خارجی مورد بحث قرار گرفت. سوابق گام 4-9 بر تصمیم‌گیری مرتبط با اطلاع‌رسانی خارجی درباره خط‌مشی، عملکرد انرژی و مدیریت انرژی سیستم متمركز است. اطلاع‌رسانی‌های خارجی مرتبط با ارائه دهندگان یا تأمین کنندگان خدمات در گام 4-4 مورد بحث قرار گرفت. این سوابق اطلاع‌رسانی‌ها به تضمین خطوط ارتباطی با كسانی كه می‌توانند به سازمان کمک ‌کنند تا انرژی خود را به گونه‌ای موفقیت‌آمیز مدیریت کند، كمك می‌كند.

کنار هم قرار دادن این سوابق،روشی برای بازنگری و ارزیابی اثربخشی فرآیند بهره‌برداری و اجرای سیستم مدیریت انرژی است. نمونه‌های اینکه چگونه می‌توانید سوابق را کنار هم قرار دهید شامل موارد زیر است:

• داده‌های استفاده و مصرف انرژی كه با داده‌های کنترل بهره‌برداری و تعمیر و نگهداری ترکیب شده‌اند و سوابق آموزشی كه نشان می‌دهد چه کسی درون سازمان برای مدیریت و کنترل استفاده و مصرف انرژی تخصص یافته است.
• برنامه‌های عملیاتی انرژی تركیب شده با سوابق آموزش، خرید و طراحی كه بهبود عملکرد انرژی را نشان می‌دهند.
• اطلاعات فرصت‌ها، طراحی، خرید و اطلاع‌رسانی‌ كه گرایش به بهبود را به همراه ملاحظات انرژی و نوآوری در یك طرح‌ریزی بلندمدت نشان می‌دهند.

سپس، پیاده‌سازی فرآیند بررسی مدیریت انرژی را با استفاده از سوابق بررسی کنید:

• در گام 4-1، کنترل سوابق سیستم مدیریت انرژی تعریف و پیاده‌سازی شده است. مدیریت موثر سوابق نشان می‌دهد که سازمان چه انجام می‌دهد، چگونه کار می‌کند و چرا سازمان در مدیریت انرژی و بهبود عملکرد انرژی موفق است.
• در گام 5-1 و 5-2، فرآیندهای کالیبراسیون و پایش و اندازه‌گیری مورد بحث قرار گرفت. سوابق زیادی از این فرآیندها تولید می‌شود که شامل سوابق کالیبراسیون، پایش و اندازه‌گیری داده‌ها برای مشخصه‌های كلیدی مشتمل بر شاخص‌های عملكرد انرژی EnPIs، استفاده‌های بارز انرژی، متغیرهایی که بر مصرف انرژی تاثیرگذارند، مصرف انرژی آتی، فرصت‌های بهبود، تاثیرگذاری برنامه‌های عملیاتی انرژی و مصرف انرژی مورد انتظار واقعی می‌باشد. این سوابق، پایش و ارزیابی عملکرد انرژی سازمان را در بر می گیرد.
• در گام 5-3، به ارزیابی قانونی و سایر الزامات اشاره شده است. این مجموعه از سوابق فرصت بسیار خوبی فراهم می‌کند که قصد سازمان را برای برآورده کردن هردوی الزامات اجباری و داوطلبانه مربوط به انرژی نشان ‌دهد. بازبینی روندها و مسائل این سازمان نه تنها نشان دهنده اهمیت صلاحیت مداوم است بلکه هدف مدیریت و نگهداری اطلاعات مورد نیاز را روشن می‌سازد.
• در گام 5-4، فرآیند ممیزی داخلی اجرا شد. سوابق این فرآیندها ممکن است شامل سوابق آموزشی برای ممیزی داخلی، نتایج ممیزی، برنامه ممیزی و طرح‌های ممیزی باشد. سوابق این چنینی به چگونگی مناسب بودن سیستم مممیزی داخلی و تخصیص منابع برای برنامه ممیزی داخلی را فراهم می‌کند.
• در گام 5-5، سیستمی که عدم انطباق نشان می‌دهد را پیدا و تعمیر کرده و اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه انجام داده می‌شود. سوابق این فرآیندها ممکن است شامل عدم انطباق‌ها، روند داده‌ها و اطلاعات و اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه باشد. این امر به شناسایی مشکلات سازمان، ظرفیت حل مشکل و قصد سازمان برای بازنگری مدیریت و بهبود فرآیند مدیریت انرژی کمک می‌کند.

برداشت تمام این سوابق با هم روشی برای بازنگری و ارزیابی اثربخشی فرآیند بررسی است. نمونه‌هایی از اینکه شما چگونه می‌توانید این سوابق را کنار هم ببینید، در ذیل آورده شده است.

• داده های مصرف و استفاده انرژی با کنترل نگهداری و بهره‌برداری و پایش، اندازه‌گیری و تجزیه تحلیل اطلاعات، کنترل مصارف بارز انرژی را نشان می‌دهد.
• داده‌های مصرف و استفاده انرژی، برنامه‌های عملیاتی مدیریت انرژی، شاخص‌های عملكرد انرژی و داده‌های خط مبنا به همراه داده‌ های اندازه‌گیری و پایش، داده‌های اثر بخشی برنامه‌های عملیاتی و مصرف واقعی انرژی در مقابل مصرف مورد انتظار، عملکرد انرژی سازمان را نشان می‌دهند.
• سوابق پایش، اندازه‌گیری و تجزیه‌ و تحلیل به همراه اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه انحراف از عملکرد انرژی را نشان می‌دهد.
• سوابق مستمر ارزیابی و ممیزی داخلی به همراه اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه قصد سازمان برای برآوردن الزامات قانونی قابل‌اجرا و مدیریت و بهبود عملکرد انرژی را نشان می‌دهد.

در نهایت، پیاده‌سازی فرآیند بازنگری مدیریت (اقدام) برای حفظ و بهبود سیستم، از سوابق استفاده می‌کند:

• در گام 6-1 و 6-2 اطلاعات کلیدی برای مدیریت جمع‌آوری شده و یک فرآیند بازبینی عملکرد انرژی و سیستم مدیریت انرژی برای مدیریت ارشد ایجاد شده است. این فرآیند شامل بازنگری اطلاعات زیادی است که از طریق سوابق سیستم مدیریت انرژی در دسترس است. بازنگری مدیریت نشان می دهد و ارزیابی می کند که سازمان، چه کاری انجام می‌دهد، برای بهبود به چه چیز نیاز دارد، بر روی کدام منابع تمرکز کند و چه تغییراتی ممکن است در آینده نزدیک برای تنظیم منابع به آن احتیاج داشته باشد. این امر کمک می‌کند تا مطمئن شوید که جهت سیستم مدیریت انرژی با پیشرفت سازمان همسو است. سوابق بازنگری مدیریت این فرآیند را نشان می‌دهد و پشتیبانی می‌کند.

قراردادن تمام این مستندات در کنارهم، راهی برای بازنگری و ارزیابی اثربخشی و بهبود پیوسته سیستم مدیریت انرژی و عملکرد انرژی سازمان است.